Cara Mudah Menterjemahkan Bahasa Bisnis ke Dalam Bahasa Presentasi

Presentasi bisnis adalah satu jenis presentasi yang paling banyak dilakukan di dunia ini. Tiap hari ratusan bahkan ribuan orang menyampaikan laporan atau meyakinkan orang lain melalui presentasi bisnis. Hanya saja sayangnya banyak yang berakhir membosankan, membingungkan dan tidak menarik.

Presentasi Bisnis: Menterjermahkan Data dan Angka Menjadi Informasi Berharga

Pada artikel kali ini saya akan membahas lebih lanjut tentang bagaimana mengubah bahasa bisnis ke dalam bahasa presentasi. “Loohh… apakah keduanya berbeda Pak? kok sampai musti diterjemahkan segala?”

Benar sekali kedua hal tersebut memang berbeda šŸ™‚ Bahasa bisnis banyak dinyatakan dan dikomunikasikan dalam data, angka dan jargon (istilah khusus). Misalnya saja dokumen atau perhitungan yang berisi laporan rugi laba, perhitungan biaya produksi atau sosialisasi peraturan terbaru.

Sebagian besar data dan angka tersebut dikerjakan di dalam file Microsoft Excel dan Microsoft Word yang sangat kompleks. Saya sendiri yang sering melihat peserta training sedang mengerjakan laporannya biasanya sampai terkagum-kagum, angkanya buanyakkk banget dan penuh dengan istilah yang saya sama sekali tidak mengerti.

Berikut saya beri contoh seperti apa tampilannya dalam screen shot:

Perhitungan angka dan data dalam excel yang kompleks

Jadi bahasa bisnis ternyata kompleks banget ya.. bagaimana dengan bahasa presentasi?

Bahasa presentasi adalah cara Anda memaparkan pesan dengan simpel dan terstruktur. Ada tiga hal yang saya garis bawahi di sana yaitu pesan, simpel dan terstruktur. Apa saja sih maksudnya?

  • Pesan artinya yang dikomunikasikan dalam presentasi adalah data yang sudah diolah dengan matang bukannya data yang masih mentah
  • Simpel artinya disajikan dalam media yang tepat dan mudah untuk dicermati dan dipahami
  • Terstruktur artinya informasi yang ada disajikan dengan runtut dan saling berkaitan satu dengan yang lain

Kesalahan yang sering terjadi dalam presentasi bisnis adalah presenter hanya sekedar memberikan data mentah kepada audiens tanpa mengetahui pesan apa yang hendak dia sampaikan. Data yang ditampilkan juga dalam jumlah masif yang seringkaliĀ membuat audiens bingung (dan kesulitan membaca angka-angkanya yang kecil-kecil).

Bahkan tidak jarang presenter hanya melakukan copy paste dari excel atau word ke PowerPoint dan langsung dipresentasikan. Bayangkan saja ketika ada orang berpresentasi menggunakan slide persis contoh perhitungan excel kompleks seperti contoh di atas, kemudian angka kecil-kecil yang ada tersebut dijelaskan satu-satu. Jika Anda duduk sebagai audiens bisa-bisa itu serasa nonton film horror yang paling serem.

Jadi sampai di sini Anda sudah mengerti bahwa bahasa yang umum digunakan dalam bisnis (data dan angka) tidak bisa langsung digunakan begitu saja ke dalam presentasi bisnis. Anda perlu menterjemahkan telebih dahulu menjadi informasi yang simpel dan terstruktur sehingga mudah diterima dan dipahami audiens.

Lalu bagaimana cara menterjemahkannya Pak?

Yuk.. mari kita bahas bersama-sama cara menterjemahkannya, supaya mudah diikuti akan saya bagi menjadi tiga tahapan untuk menterjemahkan bahasa bisnis menjadi bahasa presentasi.

Jadi ini dia langkah-langkahnya:

1. Tentukan Pesan Ā / Informasi Apa yang Ingin Anda Sampaikan

Ketika Anda melihat data yang banyak dan kompleks (dan kata boss harus dipresentasikan) janganlah langsung menjadi panik. Tarik nafas dahulu šŸ™‚ kemudianĀ tentukan dari data kompleks tersebut sebenarnya pesan apa yang ingin dikomunikasikan ke audiens. Satu set data bisa jadi memiliki beberapa pesan.

Supaya lebih jelas, coba akan saya bawakan dalam sebuah contoh:

Contoh Data Penjualan

Ketika Anda mempresentasikan data penjualan di atas mungkin Anda akan langsung tergoda untuk copy paste tabel yang ada ke PowerPoint (dan setelah itu presentasi dengan membaca angkanya satu persatu šŸ™‚ ). Akan tetapi jika Anda melakukan hal tersebut, itu sama saja dengan menyuguhkan film horror kepada audiens.

Yang harus Anda lakukan pertama adalah menentukan pesan apa yang hendak Anda komunikasikan dari data tersebut. Dari satu data tersebut sebenarnya banyak sekali pesan yang bisa dikomunikasikan, misalkan saja:

  • Perbandingan total sales 2015 dan 2015
  • Trend sales secara keseluruhan selama tahun 2015 sampai 2016
  • Perbandingan kinerja antar sales yang ada
  • dan masih banyak lagi yang lain

Tentukan hal apa yang ingin dianalisa atau yang dibutuhkan audiens sehingga akhirnya Anda bisa menyuguhkan informasi yang tepat sesuai dengan kebutuhan mereka.

Banyak business presentation gagal bukan karena masalah delivery akan tetapi lack of thinking (kurangnya berpikir). Inilah tahapan di mana Anda benar-benar duduk dan berpikir apa sebenarnya pesan / informasi yang ingin Anda sampaikan.

Jika Anda sudah melalui tahapan nomor satu ini dengan benar, saya yakin Anda sudah berada jauh di atas rata-rata kebanyakan business presenter pada umumnya. Banyak orang yang masih belum bisa menformulasikan hal ini dengan tepat.

2. Tentukan Media yang Tepat untuk Menyampaikan Data

Bahkan sebelum berpresentasi, Anda harus menentukan terlebih dahulu apakah presentasi merupakan media yang tepat untuk membahas hal yang ada. Mengapa demikian?

Meeting, seringkali adalah media yang lebih tepat dibanding presentasi

Jika data yang ada masih perluĀ didiskusikan dan dianalisa, maka presentasi dengan PowerPoint bisa jadi bukan media yang tepat. Presentasi adalah media komunikasi di mana satu orang lebih memegang dominasi akan isi pembicaraan dengan konten berupa pesan dan informasi.

Jika Anda perlu diskusi dan analsia, akan lebih tepat membahasnya dalam bentuk meeting. Peserta bisa lebih interaktif berdiskusi dan menganalisa. Dalam hal ini tools yang digunakan adalah MS. Excel atau laporan dalam bentuk hard copy (kertas).Ā 

Untuk contoh-contoh lain dalam konteks penggunaan tabel dan grafik, silahkan cermati juga artikel “Empat Konteks Menggunakan Tabel dan Grafik yang Wajib Anda Ketahui”

Nah, setelah Anda menentukan bahwa presentasi memanglah sarana yang tepat baik untuk Anda dan audiens Anda, maka Anda juga harus menentukan media yang tepat untuk informasi yang akan Anda sampaikan. Pesan yang berbeda akan menuntut media yang berbeda supaya penyampaiannya lebih efektif. Berikut adalah contohnya:

  • Jika informasiĀ yang ingin Anda sampaikan adalah “Trend sales selama 2015 dan 2016” maka media yang cocok Anda gunakan adalah grafik garis
  • Jika informasi yang ingin Anda sampaikan adalah “Perbandingan kinerja antar sales yang ada” maka media yang cocok Anda gunakan adalah pie chart atau bar chart
  • Jika informasi yang ingin Anda sampaikan adalah “Total nominal sales selama 2015 dan 2016” maka media yang cocok Anda gunakan adalah tabel

Kesalahan dalam memilih media akan menyebabkan informasi Anda tidak tersampaikan dengan efektif atau bahkan tidak tersampaikan sama sekali.Ā Untuk tips-tips lain menggunakan tabel dan grafik, silahkan juga cermati artikel berikutĀ “Cara Efektif Menyajikan Data dan Informasi Dalam Presentasi”

3. Presentasikan Informasi Anda Secara Simpel dan Terstruktur

Walaupun Anda sudah menggunakan media yang tepat, masih ada beberapa hal yang bisa mengurangi efektifitas Anda dalam menyajikan informasi. Anda harus memastikan bahwa media (grafik, bagan atau tabel) yang Anda gunakan mudah dibaca dan dimengerti.

Berikut saya berikan contoh-contohnya:

Contoh #1: Penggunaan Legenda

Pie Chart dengan Legenda

Pie Chart tanpa legenda

Pie chart di kiri (yang menggunakan legenda) akan lebih susah dibaca dibanding yang di kanan (tanpa legenda). Mengapa demikian? Karena yang dikiri orang harus berpikir dua kali:

  • Pertama mereka akan melihat ke legenda dulu untuk identifikasi warna dan labelĀ “Oohh.. yang biru tua itu Facebook”
  • Kedua mereka baru akan melihat chartnya untuk mencocokkan warna dan nilai “Oohh.. Facebook ternyata popularitasnya 27%”

Sedang pada pie chart yang tanpa legenda (data label langsung berada di chart), audiens bisa langsung menentukan nilainya dalam satu kali proses saja. Jadi sama-sama pie chart, yang di sisi kanan jauh lebih efektif.

Contoh #2: Penempatan Data Label

Orientasi label miring

Orientasi label sesuai

Haha.. dari perbandingan dua tabel di atas saya yakin Anda sudah bisa mengira mana yang lebih efektif. Bar chart yang di sebelah kiri (orientasi label data miring) akan membuat audiens kesulitan membaca (dan berpotensi membuat mereka salah urat leher). Bar chart yang di sebelah kanan lebih mudah dibaca dan menjamin tidak ada yang harus ke tukang urut seusai presentasi Anda.

Jadi itu tadi tiga langkah untuk menterjemahkan bahasa bisnis ke bahasa presentasi, dengan menerapkannya saya yakin Anda akan mampu menyampaikan laporan dengan lebih simpel, jelas dan terstruktur. Harapannya Anda akan lebih disukai audiens, boss (dan akan lebih sering naik gaji karenanya).

 

Sharing is Caring
David Pranata
 

Halo, Saya David Pranata seorang speaker, trainer dan writer. Harapan saya dengan adanya blog ini orang akan mampu berkomunikasi dan berpresentasi dengan lebih baik. Hasil akhirnya adalah mereka bisa memiliki pengaruh lebih, stand out of the crowd dan disukai oleh teman, boss, keluarga dan (bahkan) mertua.