Hal yang Paling Sulit Dilakukan Ketika Harus Presentasi

Berbicara di depan umum atau presentasi adalah suatu hal yang sulit. Memikirkannya saja sudah membuat orang nervous bahkan belum – belum sudah menyerah. Akan tetapi, tahukah Anda bagian manakah yang sebenarnya paling sulit?

presentasi-sulit

Presentasi: bagian manakah yang paling sulit?

Banyak orang mengira bahwa dalam sebuah presentasi, bagian yang paling sulit adalah:

  • Membuat slide presentasi (apalagi kalau orangnya gaptek)
  • Mengalahkan rasa gugup atau nervous
  • Membawakan presentasi (misal penguasaan bahasa tubuh, intonasi suara dll)

Okay, saya setuju jika hal – hal di atas memang bukan perkara mudah (apalagi jikalau Anda belum pernah mempelajari dan menguasai skillnya). Akan tetapi berdasarkan pengalaman saya membuat dan menyaksikan sekian banyak presentasi… ternyata hal – hal tersebut bukanlah faktor utama yang membuat presentasi gagal.

Faktor utama yang paling sulit justru mungkin tidak pernah terbayang di benak Anda. Tidak pernah terpikirkan.

Padahal salah atau kelewatan melakukan hal ini akan menyebabkan banyak presentasi gagal.

Jadi apa ya faktor ini?

….

….

Penasaran? 🙂

Okay deh, faktor utama (hal paling sulit) yang menyebabkan presentasi gagal adalah menentukan poin penting presentasi. Memilih hal penting apa yang ingin disampaikan ke audiens.

Bagian ini adalah tahapan pertama dan utama dalam membuat sebuah presentasi. Inilah proses berpikir dalam membuat materi.

Most presentation fail because of lack of thinking

Kok Bisa Begitu?

Seringkali kita harus mempresentasikan sesuatu yang sumbernya bukan berasal dari kita sendiri, melainkan dari sebuah dokumen, buku atau laporan. Esensi dari dokumen itulah yang nantinya harus kita sampaikan pada orang lain. Supaya lebih jelas, berikut adalah contoh – contohnya:

  • Seorang dosen harus membuat materi pengajaran dari text book
  • Seorang manager harus mempresentasikan laporan keuangan
  • Mahasiswa harus presentasi hasil skripsi
  • Seorang penyuluh harus mensosialisasikan peraturan pemerintah

Tulisan yang saya cetak miring di atas menunjukkan bahan / dokumen awal yang nantinya dijadikan sebagai materi presentasi. Nah, seringkali dokumen – dokumen tersebut berada dalam format yang tidak sesuai untuk langsung digunakan sebagai materi presentasi.

Berikut saya berikan dua contohnya deh…

Contoh laporan keuangan

Contoh peraturan

Jikalau seorang presenter malas berpikir (lack of thinking) maka apa yang kira – kira akan dia lakukan?

Yupp.. betul sekali. Copy paste materi tersebut langsung ke slide power point. Padahal sudah jelas format dokumen tersebut sama sekali tidak cocok untuk dipresentasikan.

Berikut adalah beberapa alasan mengapa dokumen tersebut tidak cocok untuk dipresentasikan:

  • Laporan keuangan yang detil biasanya digunakan untuk diskusi dan analisa dalam sebuah meeting, bukan untuk dipresentasikan
  • Peraturan yang kompleks memang didesain untuk dibaca dalam dokumen tertulis supaya bisa benar-benar ditelaah dan dipahami sampai detil, juga bukan untuk dipresentasikan

Jikalau materi presentasi hanya asal comot (copy paste) saja maka yang terjadi adalah materi yang panjang lebar, ruwet dan membosankan. Audiens juga akan susah untuk mengingat dan mengerti apa yang disampaikan.

Hal inilah yang menyebabkan banyak presentasi gagal. Plus inilah bagian presentasi yang menurut saya paling sulit untuk dilakukan.

Oleh karena itu sebelum bahan – bahan tersebut bisa dipresentasikan maka bahasa dan formatnya harus diubah terlebih dahulu ke bahasa presentasi. Karakteristik bahasa presentasi sendiri adalah:

  • Disampaikan dalam bentuk poin – poin
  • Simpel
  • Terstruktur

Bahasa presentasi harus memiliki karakteristik tersebut supaya nanti mudah diingat dan dipahami.

Ingat! Dalam presentasi audiens tidak bisa mengulang – ulang kembali apa yang sudah mereka terima. Hal ini berbeda dengan bahasa tulisan, si pembaca masih bisa mengulang jika ada sesuatu yang kurang dia pahami.

Plus dalam presentasi kesempatan audiens untuk bertanya (jika ada yang tidak jelas) juga sangat terbatas. Mereka tidak mungkin terus menerus menginterupsi si pembicara atau bahkan kesempatannya hanya ada di waktu sesi tanya jawab.

Lalu Bagaimana Cara Menentukan Poin Penting Presentasi?

Seperti yang sudah Anda ketahui di atas, satu komponen penting dari bahasa presentasi adalah disajikan dalam poin-poin yang jelas. Oleh karena itu,, dari dokumen asal Anda harus menentukan mana poin – poin penting yang hendak Anda sampaikan.

Dan berikut adalah langkah – langkah melakukannya:

Step 1: Pelajari & Ketahui Bahan yang Harus Anda Bawakan

Seringkali presentasi gagal karena presenter kurang menguasai materi. Pastikan hal ini tidak terjadi pada Anda. Sebelum presentasi pastikan Anda benar-benar menguasai apa yang akan Anda sampaikan.

Beberapa contoh aplikasi hal ini adalah:

  • Bacalah berulang kali text book atau peraturan yang harus Anda bawakan sampai mengerti
  • Ketahui asal angka – angka yang ada dalam laporan keuangan yang akan Anda presentasikan

Setelah benar – benar menguasai bahan yang akan Anda presentasikan, barulah Anda masuk ke langkah yang kedua.

Step 2: Tentukan Poin – Poin Penting yang Harus Disampaikan

Saat sudah menguasai isi materi, tentunya Anda mengerti intisari / poin – poin penting apa yang ada dalam dokumen tersebut. Nah, sekaranglah saatnya untuk mulai memilih dan menuliskan apa saja poin – poin penting tersebut. Anggap saja ini adalah kerangka awal presentasi Anda.

Dalam tahap ini sering kita tergoda dan menganggap bahwa semuanya adalah penting. Jikalau Anda mengalami hal ini, ingatlah quote berikut “Jika semua hal penting, maka justru tidak ada yang penting”

Batasi jumlah hal / poin yang ingin Anda sampaikan. Bisa jadi ada informasi yang ada di dokumen asli akan tetapi akhirnya tidak ada di bahan presentasi Anda. It’s okay! Tidak semua harus Anda presentasikan.

Dengan melakukan proses ini maka Anda sudah mengetahui dengan jelas hal – hal penting apa saja yang harus Anda sampaikan.

Step 3: Susun Alur dan Urut – Urutan Poin – Poin Tersebut

Langkah berikutnya adalah mengatur alur atau struktur presentasi. Poin – poin yang sudah Anda tentukan pada langkah kedua musti diatur sehingga nanti dalam penyampaiannya bisa terstruktur dan mengalir.

Dengan alur yang baik maka presentasi menjadi mudah diikuti dan dipahami. Audiens akan mampu menangkap ide dengan runtut dan tidak meloncat – loncat.

Dalam tahapan ini seringkali urutan dalam presentasi berbeda dengan urutan yang ada di dokumen asal. Tidak masalah jika hal ini juga terjadi pada presentasi Anda. Hal terpenting adalah audiens bisa mudah mengerti dan memahami apa yang Anda sampaikan.

Step #4: Buat kerangka lengkapnya

Setelah tahap pertama sampai ketiga selesai dilakukan, langkah berikutnya adalah Anda membuat kerangka presentasi lengkap dalam sebuah dokumen. Format yang populer dan sering dipakai orang adalah bentuk bullet points atau mind map.

contoh-bullet points

Contoh bullet points

Contoh mind map

Dengan adanya dokumen ini maka poin – poin penting beserta kerangka presentasi Anda akan jelas terdokumentasikan. Anda akan menemukan kejelasan tentang hal – hal penting yang harus disampaikan beserta alurnya.

Dokumen ini juga akan membantu Anda ketika nanti membuat slide presentasi. Dari situ akan terlihat jelas slide – slide apa yang Anda butuhkan dan berapa perkiraan jumlahnya.

Sampai di sini Anda sudah mempelajari empat tahapan menentukan poin penting dan membuat kerangka presentasi. Supaya pembelajaran lebih mantap lagi berikut saya berikan satu contoh / studi kasus.

Studi Kasus Menentukan Poin Presentasi

Barusan di akhir April lalu saya kembali mendapat kesempatan untuk berbagi dengan teman – teman di Kantor Pusat DJP Pajak. Kali ini kami sama – sama belajar bagaimana cara mempresentasikan sebuah peraturan perpajakan. Hehe.. mendengarnya saja sudah kebayang susahnya kan!

Jadi bagaimana cara membuatnya? Yuk kita simak caranya dengan menggunakan framework 4 langkah yang sudah Anda pelajari di atas.

Step 1: Mempelajari bahan yang harus dibawakan

Ketika di awal menerima contoh bahan presentasi dari DJP Pajak, saya sempat pusing juga. Maklum bagi seorang yang relatif awam dengan peraturan pajak, hal ini bukanlah sesuatu yang mudah dipahami.

Bagi saya butuh sampai beberapa kali membaca sampai benar – benar bisa memahami isi dari peraturan ini. Penasaran ingin tahu seperti apa jenis peraturannya? Silahkan bisa dibaca sendiri Peraturan Menteri Keuangan no 163 tentang Pajak Kegiatan Membangun Sendiri.

Download saja peraturan aslinya dengan klik tombol berikut:

Download Contoh Peraturan

Step 2: Tentukan poin yang harus disampaikan

Setelah memahami isi peraturan tersebut, barulah kita mencari poin – poin penting yang ada di dalamnya. Tanpa mengerti dan memahami keseluruhan peraturan tersebut, akan sulit untuk melakukan proses ini.

Dari saya sendiri, saya mendapati bahwa peraturan tersebut bisa dibagi menjadi lima poin pembahasan:

  • Definisi
  • Kriteria membangun
  • Tarif dan pengenaan pajak
  • Cara pembayaran pajak
  • Konsekuensi jika tidak / kurang membayar

Dalam proses ini, bisa jadi satu orang dengan orang lain berbeda. It’s okay! Yang penting adalah esensi yang penting bisa tersampaikan.

Di tahapan ini Anda juga bisa membagi poin penting di atas sampai ke subpoin – subpoin yang diperlukan. Misalnya saja dari contoh di atas, poin pertama tentang “definisi” bisa saya jabarkan lebih lanjut menjadi:

Poin #1 Definisi

  • Definisi kegiatan membangun sendiri
  • Definisi bangunan – memenuhi tiga kriteria
    • konstruksi utama terdiri dari…
    • diperuntukkan sebagai tempat tinggal / usaha
    • luas keseluruhan > 200 meter persegi

Step 3: Susun Alur dan Urut-Urutan Poin

Supaya mudah dipahami, saya harus menyusun alur dan urut-urutan materi presentasi tersebut. Nanti dalam hasil akhir (yang saya tunjukkan di langkah keempat), Anda akan bisa mencermati bahwa urut – urutan kerangka presentasi sudah berbeda dengan urutan yang ada di peraturan asalnya.

Step 4: Buat kerangka lengkapnya

Saya sendiri termasuk tipe orang yang lebih suka menggunakan bullet points dibandingkan dengan mind map. Berikut bisa Anda download hasil akhir kerangka materi presentasi peraturan pemerintah tersebut. Klik saja tombol di bawah untuk download.

Download Kerangka Hasil

Saat Anda mencoba menjalani proses ini dan membandingkan dokumen awal (peraturan pemerintah) dan dokumen akhir (kerangka presentasi) maka tentunya Anda akan memahami bahwa inilah proses yang paling sulit dalam sebuah presentasi.

Di sinilah kemampuan Anda berpikir, menganalisa dan menyarikan sesuatu akan diuji. Dengan menguasai 4 langkah ini harapan saya akan membantu Anda lebih mudah melakukannya.

Oh ya.. saat organisasi Anda juga ingin mengundang saya untuk mengadakan pelatihan presentasi customized serupa dengan yang saya adakan di DJP Pajak, silahkan bisa cek halaman speaking page berikut.

Nah, jadi itu tadi sudah Anda pelajari cara menentukan poin penting presentasi (komplit dengan contoh / studi kasus) yang bisa saya katakan tahap tersulit dalam merancang sebuah presentasi. Setelah tahap ini selesai barulah Anda bisa masuk ke tahap pembuatan slide presentasi.

Saat Anda ingin belajar lebih lanjut lagi tentang teknik merancang dan membawakan presentasi, Anda bisa cermati juga informasi berikut ini.

Speak with Power Home Study Course

Speak with Power Home Study Course adalah program pembelajaran presentasi / public speaking secara online (dalam bentuk video tutorial yang bisa diakses melalui laptop atau gadget Anda).

Cocok sekali sebagai alternatif pembelajaran untuk Anda yang sibuk (materi bisa dipelajari tanpa batasan waktu dan tempat). Plus dengan investasi yang relatif terjangkau dibanding live workshop.

SwP Online Course

Dengan total 4 modul utama yang terdiri dari 38 video tutorial berdurasi total lebih dari 4.5 jam pembelajaran, program ini siap mengantarkan Anda untuk membuat dan membawakan presentasi lebih baik dari 95% orang pada umumnya.

Informasi lengkap program dan registrasi bisa disimak melalui tombol berikut ini:

Informasi Detil Speak with Power HSC
Sharing is Caring
David Pranata
 

Halo, Saya David Pranata seorang speaker, trainer dan writer. Harapan saya dengan adanya blog ini orang akan mampu berkomunikasi dan berpresentasi dengan lebih baik. Hasil akhirnya adalah mereka bisa memiliki pengaruh lebih, stand out of the crowd dan disukai oleh teman, boss, keluarga dan (bahkan) mertua.