2

Keluar dari Comfort Zone – Behind the Scene dari Webinar Pertama Saya

Minggu lalu (atau tepatnya tanggal 31 Agt & 1 Sept) saya mengadakan webinar pertama saya yang berjudul “Now Everyone Can Speak: Tiga Langkah Mudah Membuat Presentasi Anda Didengar & Diperhatikan Audiens”. Ini dia apa yang terjadi behind the scene-nya.

Webinar Now Everyone Can Speak

Webinar Now Everyone Can Speak

Apakah waktu itu Anda sempat ikut dan hadir live di webinarnya? Seru loo.. pesertanya antusias, tanggap merespon dan banyak mengajukan pertanyaan (sampai saya kuwalahan 🙂 ). Atmosfer dan keseruan belajarnya benar-benar terasa.

Apa itu Webinar?

Oh ya.. yang belum tahu apa  itu webinar, ini adalah semacam seminar online di mana Anda tinggal hadir dengan akses melalui laptop atau gadget. Untuk keterangan yang lebih detil tentang definisi webinar, bisa simak artikel di link berikut. 

Jadi lain kali kalau pas ada webinar lagi ikut deh, biar bisa merasakan sendiri keseruannya. Supaya tidak ketinggalan info saat ada webinar berikutnya, Anda bisa subscribe di blog ini.

Nah, kali ini saya akan sharingkan proses dan cerita di balik webinar tersebut (haha.. atau istilah kerennya behind the scene nya). Enjoy tulisannya ya!

Asal Mula Niat Membuat Webinar

Sebenarnya sudah sejak dulu teman baik sekaligus partner saya Pak Sukarto mengajak saya untuk mulai mengadakan webinar. Dia berkata “Wah David… kamu harus mulai coba webinar lo, ini cara baru untuk presentasi, memberikan manfaat pada orang lain sekaligus bagian dari proses marketing”

Haha.. dan saya selalu menemukan alasan untuk menghindari dan menolak ajakan webinar ini. Berbagai macam alasan saya berikan mulai dari masih sibuk, jadwal sedang padat, lagi dikejar deadline menulis dst.

Padahal kenyataan sebenarnya adalah saya nervous & merasa tidak nyaman. Bagi saya ini adalah sesuatu yang baru dan tidak pernah saya lakukan sebelumnya. Bagi saya mengadakan webinar berarti keluar dari comfort zone saya.

Jadi sebenarnya kekuatiran dan ketakutan yang menghalangi saya adalah:

  • “Bagaimana nanti kalau nggak ada yang mau daftar webinar-nya?”
  • “Bagaimana kalau nggak ada yang dateng di live webinarnya atau pada menghilang semua (sehingga tinggal saya sendirian yang bicara)?”
  • “Bagaimana kalau listrik mati atau koneksi internet putus di tengah-tengah webinar?”

Setelah saya pikir-pikir ulang sebenarnya kekuatiran saya itu terlalu berlebihan 🙂 Jadi setelah sekian kali diajak, saya akhirnya menyerah dan meng-iya-kan ajakan Pak Sukarto ini. Dan dimulailah proses keluar dari comfort zone.

Proses Persiapan Webinar

Dan ternyata banyak sekali yang harus disiapkan untuk sebuah webinar, malah jauh lebih banyak persiapannya jika dibanding memberikan seminar tatap muka. Hampir kurang lebih 10 hari pekerjaan utama saya jadi belajar dan mempersiapkan webinar.

Ini dia beberapa proses dan hal yang harus saya persiapkan waktu itu:

Materi Presentasi

Bagi saya presentasi webinar ini adalah sesuatu yang benar-benar baru, banyak hal yang harus dipelajari. Misalnya saja dari struktur / alur membawakan. Saya harus belajar dahulu bagaimana alur yang sudah teruji untuk presentasi webinar.

Berikut adalah contoh urut-urutan alur yang saya gunakan ketika membuka webinar:

  • Perkenalan awal program & presenter + meminta audiens ikut memperkenalkan diri
  • Memberi saran bagaimana mendapat manfaat maksimal dari webinar ini
  • Menjelaskan bonus untuk mereka yang hadir live
  • Menyampaikan masalah utama yang dihadapi kebanyakan orang ketika harus presentasi
  • Meyakinkan audiens mereka berada di tempat yang tempat untuk mengatasi masalah tersebut dst

Panjang kan… itu baru pembukaannya saja lo 🙂 Inilah yang disebut sebuah template presentasi, yaitu kita mengetahui urutan poin-poin apa saja yang musti disampaikan.

Persiapan yang juga tidak kalah memakan banyak waktu adalah proses pembuatan slide. Untuk pertama kalinya saya mempersiapkan slide dengan rasio 16:9 (selama ini saya selalu menggunakan rasio 4:3 untuk presentasi tatap muka).

Mengapa musti 16:9 (widescreen)? Karena webinar adalah satu jenis presentasi online di mana media dan video yang ada menggunakan rasio 16:9.

Coba Anda cek youtube deh.. tempat video nya semua menggunakan rasio 16:9. Jika Anda menggunakan slide 4:3 maka di kiri kanan video akan akan sisa ruang yang akhirnya diblok warna hitam.

Kira-kira itu deh cerita singkat persiapan materi presentasi webinarnya.. akan tetapi bukan cuma itu saja yang musti disiapkan, masih ada banyak hal lain, ini dia kelanjutannya.

Buat Mekanisme Pendaftaran

Supaya orang bisa join webinarnya mereka kan harus daftar, oleh karena itu kita juga harus membuat tempat dan mekanisme pendaftarannya. Kali ini kami menggunakan sebuah platform / jasa yang disebut dengan webinar jam.

Webinar jam inilah yang nantinya akan menerima pendaftaran, memberikan akses sekaligus menyediakan tempat webinarnya. Yang jelas banyak sekali hal teknis yang harus disiapkan di tahapan ini.

Selain hal teknis tersebut, saya musti juga mempersiapkan teks di halaman pendaftaran webinar. Haha.. supaya orang mau mendaftar, maka harus dijelasin dahulu seperti apa deskripsi webinarnya dan manfaat apa yang bisa didapat.

Jadi walaupun webinarnya gratis, tetap saja kita musti meyakinkan orang untuk mau daftar 🙂

Buat Bahan Promosi

Supaya webinarnya tidak sepi (atau hanya dihadiri teman atau keluarga yang prihatin saja) maka acara webinarnya juga musti dipromosikan. Untuk keperluan ini, untungnya saya sudah punya list email subscribers yang aktif. Jadi saya tinggal tulis saja email mengabarkan acara webinar ini.

Selain itu senjata utama saya promosi saya adalah facebook. Event webinar ini saya iklan-kan di facebook. Proses buat iklan di facebook sendiri lumayan banyak yang musti disiapkan, mulai dari gambar, teks beserta target pemirsanya.

Dan itupun masih ada yang kelupaan.. 🙁 sampai H – 1 saya malah lupa di website sama sekali tidak ada info tentang acara webinar. Pak Sukarto lah yang mengingatkan saya (dengan halus dan berkata “David.. websitenya kok adem ayem ya, sama sekali tidak ada info atau berita tentang webinar”).

Barulah setelah itu saya ngebut bikin notifikasi dan banner-banner di website sendiri, walaupun sudah H – 1 tapi lumayan kan jika ada beberapa peserta lagi yang ikut daftar.

Rangkaian Email Persiapan

Jika Anda mengira setelah mendaftar maka peserta akan datang sendiri tanpa perlu diingatkan lagi maka Anda salah besar 🙂 Di jaman sekarang ini di mana orang serba sibuk dan ada banyak sekali distraction, akan mudah sekali untuk lupa.

Tujuan email persiapan adalah untuk mengingatkan para peserta supaya hadir live di waktu yang sudah ditentukan. Dan mengingatkannya tidak cuman sekali, musti berkali-kali.

Bagi Anda yang sudah daftar dan ikut webinar saya, paling tidak Anda terima reminder 2 hari sebelumnya, 1 hari sebelumnya, 3 jam sebelumnya dan 15 menit sebelumnya. Hehe.. lumayan kan remindernya?

Setelah semua persiapan itu, bagaimana akhirnya saat live webinarnya? Ini dia ceritanya!

ACTION! Live Webinar dimulai

Satu jam sebelum webinar dimulai saya sudah grogi, deg-degan dan gemetar tidak karu-karuan. Puncak nervousnya adalah waktu lihat countdown timer sebelum live broadcast dimulai. Melihat angka 10, 9, 8 … bergerak mundur seakan-akan seperti menonton film horror paling mengerikan.

webinar-pic

Sebelum webinar – wajah tersenyum hati berdebar

Jpeg

Ini webinar control panelnya

webinar-screen

Kalau dipikir-pikir aneh juga yang saya alami, bagi saya lebih baik langsung presentasi tatap muka di hadapan ratusan orang (kalau kondisi itu saya justru tidak nervous atau mungkin ada sedikit saja). Tapi kali ini justru hanya berada di ruangan kecil bersama Pak Sukarto saja malah nervousnya bukan main.

Singkat cerita, cara saya membawakan di hari pertama bukanlah menjadi penampilan saya yang terbaik. Masih agak kaku, kurang tenang dan sering terpaku pada notes. Interaksi dengan peserta webinar juga minim sekali, karena waktu itu saya tidak melihat chat peserta. Alasannya supaya bisa lebih fokus menyampaikan materi.

Istri saya yang ikut menonton webinarnya juga berkomentar “Masih kurang rileks, kesannya masih terlalu terpusat pada materi saja”. 

Tahukah Anda?

Dengan platform webinar yang saya gunakan, akan ada jeda 30 detik dari saya berbicara sampai Anda menerimanya (akan tetapi chat berjalan real time).

Jadi ketika saya bertanya sesuatu misalkan “Siapa yang hari ini sudah mandi? tolong jawab di chat!”, maka saya harus menunggu 30 detik sebelum menerima respon Anda (yang sering waktu ini terasa lamaaaaa banget).

Nggak mungkin juga setelah bertanya saya diam saja selama 30 detik, aneh kan jadinya. Jadi setelah bertanya apapun saya musti bicara apapun itu sampai 30 detik sebelum bisa menanggapi komentar Anda.

Akan tetapi di hari kedua saya sudah jauh lebih rileks, kurang lebih saya sudah tahu apa yang akan saya hadapi. Jika di hari pertama anggap saja kadar nervousnya 100% , maka di hari kedua paling tinggal 10% saja.

Bahkan di hari kedua saya sudah memutuskan untuk sama sekali tidak memakai notes, plus juga menampilkan chat peserta supaya bisa langsung berinteraksi, menyapa dan menanggapi komentar mereka.

Sehingga sesi webinar kedua menurut saya jauuhh lebih baik, interaksi lebih banyak, menyampaikannya juga bisa tenang dan enjoy. Hehe.. mohon maaf bagi yang sudah ikut di sesi pertama, kali ini Anda kurang beruntung.

Jadi secara keseluruhan, hal ini menjadi sebuah pengalaman baru bagi saya. Walaupun capeknya bukan main (kebetulan di dua hari itu saya juga ada jadwal mengajar dan seminar masing-masing dua sesi), akan tetapi saya gembira sekali bisa belajar sesuatu yang baru sekaligus memberikan manfaat.

Apa yang bisa saya pelajari dari pengalaman ini?

Get out of comfort zone! Keluar dari zona nyaman. Selama ini saya termasuk tipe orang yang sering berlindung dalam zona nyaman. Untuk makan pun saya jarang sekali bereksperimen dan mencoba tempat yang baru. Saya sering merasa nyaman dengan situasi saya.

Oleh karena itu saya bersyukur bisa punya teman seperti Pak Sukarto yang bisa mendorong saya keluar dari zona nyaman. Ke depannya ini adalah suatu hal yang musti lebih sering lagi saya lakukan.

Jadi pembaca sekalian “Apa zona nyaman Anda? Sudahkan Anda mencoba keluar dari zona tersebut?” Silahkan sharing di kolom komentar ya… atau jika Anda sempat hadir di webinar silahkan berikan kesan dan saran juga di komentar ya. Thanks a lot!

Sharing is Caring
David Pranata
 

Halo, Saya David Pranata seorang speaker, trainer dan writer. Harapan saya dengan adanya blog ini orang akan mampu berkomunikasi dan berpresentasi dengan lebih baik. Hasil akhirnya adalah mereka bisa memiliki pengaruh lebih, stand out of the crowd dan disukai oleh teman, boss, keluarga dan (bahkan) mertua.

  • Wah ulasan yg detil dan lengkap he..he.. Congrats sudah keluar dari comfort zone 🙂

    • Halo Pak.. thank you sudah “memprovokasi” sampai akhirnya webinarnya bisa terlaksana. Haha.. next nya harus lebih sering sadar sendiri dan keluar dari comfort zone nih!