Cara Efektif Menyajikan Data dan Informasi dalam Presentasi

Banyak presentasi menjadi membosankan karena presenter melakukan data dump. Mereka menjejalkan semua data yang ada ke slide presentasi mereka. Hasilnya adalah sebuah presentasi yang ruwet dan membingungkan untuk audiens.

presentasi-data

Hal ini bisa terjadi karena presenter masih belum mengetahui perbedaan antara data dan informasi. Walaupun keduanya memiliki bentuk yang sama (bisa berupa angka, tabel atau grafik) akan tetapi fungsi, tujuan dan cara penyajiannya berbeda.

Ketika presentasi anda sifatnya adalah presentasi bisnis atau report maka tentunya anda akan banyak berurusan dengan data dan informasi. Langkah pertama untuk bisa menyajikannya dengan efektif adalah dengan mengetahui perbedaan antara data dan informasi.

Data vs Informasi

Data adalah angka, tabel atau grafik yang disajikan apa adanya tanpa diolah terlebih dahulu. Biasanya pesan apa yang ingin disampaikan masih belum jelas.

Informasi adalah angka, tabel atau grafik yang sudah diolah dan disajikan menggunakan media yang tepat. Pesan yang ingin disampaikan juga sudah jelas. Singkat kata, informasi adalah ringkasan dari data yang sudah diolah.

Di dalam sebuah presentasi, manakah yang menurut anda harus disajikan? Data atau informasi?

Saya yakin anda bisa menjawabnya dengan tepat. Jawabannya adalah informasi. Sifat presentasi adalah menyampaikan poin-poin berupa informasi yang ringkas dan jelas agar mudah diterima dan dipahami oleh audiens.

Jikalau anda ingin mendiskusikan tentang data, misalkan saja tentang cara pengolahannya ataukah cara perhitungannya, maka media yang anda gunakan bukanlah presentasi melainkan meeting. Karena di meeting lebih memungkinkan untuk saling berdiskusi dan tukar pendapat.

Kesalahan yang sering terjadi adalah kebanyakan orang menggunakan data, bukannya informasi, di dalam sebuah presentasi. Tidak heran akhirnya audiens menjadi kebingungan dan merasa tidak mendapat apa-apa.

Saya yakin anda masih bingung-bingung juga mengartikan apa perbedaan dari data dan informasi 🙂 Untuk lebih jelasnya coba akan saya berikan dalam sebuah contoh studi kasus.

Contoh Studi Kasus Data vs Informasi

Misalkan saja Anda hendak mempresentasikan hasil riset tentang kepuasan pelanggan dari perusahaan anda. Anda ingin membandingkan jumlah pelanggan yang puas dan yang tidak puas.

Untuk melakukan riset ini, anda menyebarkan kuisioner ke 300 pelanggan untuk mengetahui tingkat kepuasan mereka.

Nah, sekarang mari kita lihat perbedaan menyajikan data dan informasi dalam sebuah presentasi. Kita mulai dari yang paling parah yaaa 🙂 (dan lihat di level manakah yang biasa anda lakukan)

Level 0: Menyajikan data yang benar-benar mentah

Ini adalah mereka yang sama sekali tidak mau repot mengolah data. Jadi yang mereka lakukan adalah kertas hasil kuisioner discan dan ditampilkan di slide. Berikut adalah contoh tampilannya:

kuisioner

Hasilnya adalah sebuah tampilan slide yang tidak menarik dan tidak memiliki pesan. Belum lagi sudah pasti tulisannya kecil-kecil dan tidak akan terbaca (bahkan oleh yang duduk paling depan sekali pun).

Saya bisa menceritakan hal ini kepada anda, karena saya pernah mengalaminya sendiri. Saya duduk sebagai audiens di mana presenter mempresentasikan slide berisi hasil scan kuisionernya.

Level 1: Menyajikan data mentah

Ada juga presenter yang menyajikan data hasil kuisioner tersebut dengan memindahnya ke dalam tabel. Hasilnya kurang lebih sebagai berikut:

data-mentah

Haha.. bagi audiens, walaupun tabelnya didesain dengan bagus (dan mungkin masih kelihatan angka-angkanya), akan tetapi tetap saja apa yang disampaikan tidak ada artinya.

Apa gunanya bagi si audiens atau pengambil keputusan mengetahui jika si Atun tidak puas atau si Jamilah puas dengan perusahaan kita. Belum lagi mereka harus tersiksa ketika slide-slide berikutnya (sampai dengan 300 responden) juga mengungkapkan data mentah serupa.

Level 2: Menyajikan data setengah matang

Presenter yang sudah mulai rajin akan merekap data, mengolah dan akhirnya menyajikan hasilnya. Dalam studi kasus ini, mungkin inilah hasil yang didapat dari presenter yang mulai rajin:

data-setengah-mentah

Lo Pak.. tapi apa salahnya data tabel di atas?

Data di atas sudah diolah tapi belum disajikan dalam format dan media yang tepat. Berikut adalah ulasan saya mengapa tampilan di atas masih saya sebut data setengah matang.

  • menggunakan satuan yang kurang tepat. Tabel di atas disajikan dalam satuan jumlah responden (yang bisa berubah-ubah angkanya tergantung jumlah responden). Akan lebih tepat jika satuannya dibuat menjadi persentase.
  • menggunakan media yang tidak tepat. Jika tujuan anda adalah untuk membandingkan maka tabel bukanlah media yang tepat. Fungsi tabel adalah membuat audiens mengingat suatu nilai angka secara pasti. Untuk perbandingan lebih cocok menggunakan pie chart atau bar chart.

Sehingga berdasar dari dua hal tersebut, maka perbaikan yang bisa dilakukan adalah sebagai berikut:

Level 3: Menyajikan informasi dalam media yang tepat

Setelah mengolah data, anda juga harus memilih satuan dan media yang tepat sehingga informasinya bisa tersampaikan dengan jelas. Berikut adalah hasil dari survey kepuasan pelanggan dalam bentuk pie chart:

informasi-1

Nah.. lebih jelas dan lebih mudah dibaca bukan?

Dari chart di atas kita bisa langsung membandingkan persentase konsumen mulai dari yang tidak puas sampai yang sangat puas. Ini adalah sebuah presentasi yang menyajikan informasi bukannya data-data saja.

Akan tetapi, chart di atas sebetulnya masih bisa ditingkatkan lagi. Ini dia level berikutnya.

Level 4: Menyajikan informasi disertai pesan yang jelas

Berikut adalah contoh penyajian informasi yang lebih dioptimalkan lagi supaya pesan yang disampaikan benar-benar bisa diterima dengan jelas.

informasi-2

Ada beberapa poin optimalisasi dari pie-chart di atas dibandingkan dengan level sebelumnya. Berikut adalah contoh-contohnya:

  • Pesan yang ingin disampaikan ditulis dengan jelas. Pada chart level sebelumnya hanya dituliskan “Survey Kepuasan Pelanggan”, sedang pada level ini pesan yang ingin disampaikan yaitu “Mayoritas Pelanggan Tidak Puas dengan Pelayanan Kita” lebih ditekankan
  • Bagian chart yang menjadi fokus diberikan kontras. Pada chart level sebelumnya tiap kategori kepuasan diberi warna berbeda. Sedang pada level ini bagian yang ditonjolkan (yaitu customer yang tidak puas) diberi kontras warna yang berbeda signifikan dengan kategori lainnya.

Jadi itu tadi adalah level atau tingkatan-tingkatan dalam menyajikan data atau informasi di dalam presentasi anda. Sampai di level manakah biasanya anda menyajikan data dan informasi yang anda miliki?

Saya harap dengan artikel ini akan mampu membuat presentasi bisnis atau report anda berikutnya lebih mudah dimengerti dan dipahami oleh audiens

Slide Design Made Easy

Slide Design Made Easy

Konten-konten seperti inilah yang akan anda temui dalam online course saya yang terbaru “Slide Design Made Easy: Cara Mudah Mendesain Presentasi yang Bisa Anda Banggakan”

Anda tidak hanya dibimbing dalam aspek teknis penggunaan software (misal: cara membuat pie chart atau bar chart), akan tetapi anda juga akan mendapatkan prinsip penggunaanya seperti contoh yang dibahas dalam artikel ini. Mayoritas pembahasan juga menggunakan video tutorial yang akan membuat anda lebih memahami dan menikmati pembelajaran.

Dan masih ada banyak lagi pembahasan yang bisa anda dapatkan sehubungan dengan penyajian presentasi bisnis serupa di atas (misal saja: teknis pembuatan chart, aspek pemilihan chart, teknik optimalisasi chart). Informasi lengkapnya, silahkan lihat informasi di bawah halama ini atau klik tombol berikut ini:

Info Detil Slide Design Made Easy
Sharing is Caring
David Pranata
 

Halo, Saya David Pranata seorang speaker, trainer dan writer. Harapan saya dengan adanya blog ini orang akan mampu berkomunikasi dan berpresentasi dengan lebih baik. Hasil akhirnya adalah mereka bisa memiliki pengaruh lebih, stand out of the crowd dan disukai oleh teman, boss, keluarga dan (bahkan) mertua.