Menu
Minggu lalu saya mendapatkan kesempatan berbagi di acara awards gathering sebuah perusahaan. Dalam presentasi keynote selama satu jam tersebut, selalu saja ada hal-hal baru yang bisa  saya pelajari.
Mungkin dari luar presentasi ini hanya terlihat sebagai sebuah sesi sharing pengalaman berdurasi satu jam. Pernahkah anda terpikir apa yang ada di baliknya? Berikut akan saya sharingkan hal-hal apa yang ada di balik sebuah sesi presentasi tersebut:
Materi dasar untuk sesi ini sudah saya miliki sejak sekian tahun yang lalu dan terus melalui proses tweaking /penyempurnaan. Sebagai gambaran, line humor yang mendapat tertawa paling keras saat ini, tiga tahun lalu hanya berhasil membuat dua orang (dari total 70 orang) tertawa kecil.
Proses persiapan materi juga meliputi mengenali audiens dan backgroundnya. Sepuluh hari sebelum hari H, saya menjadwalkan bertemu dengan teman yang kebetulan bekerja di perusahaan tersebut. Tujuannya adalah untuk lebih mengenali baik profesi maupun perusahaan yang bersangkutan sehingga nantinya isi presentasi lebih sesuai dan relevan untuk audiens.
Satu minggu sebelum hari H, saya mulai mereview ulang slide yang saya gunakan beserta menyusun draft awal presentasi. Draft awal ini meliputi cara membuka, cara menutup, cerita dan aktivitas yang akan digunakan.
Dua hari sebelum hari H, saya mulai melakukan latihan isi presentasi. Inilah saatnya saya berbicara sambil berekspresi sendiri di dalam kamar. Keesokan harinya dan persis di hari H sebelum acara, proses ini saya ulangi lagi untuk lebih memantapkan penyampaian.
Setelah mendapat kabar bahwa sesi saya akan dimulai jam 5.30, menurut anda jam berapakah saya akan datang ke tempat event?
Jikalau anda mengira bahwa seharusnya presenter seperti pejabat (yang datangnya mepeet banget atau sering sampai semua peserta harus menunggu dia datang dulu), maka anda salah besar. Seorang presenter justru seperti seorang cleaning service yang datang paling awal, mempersiapkan dan memastikan segala sesuatunya berjalan lancar.
Jadi jam 4 sore saya sudah sampai di lokasi, melakukan koordinasi dengan MC dan mempersiapkan peralatan. Dan memang setiap acara presentasi selalulah berbeda, ada saja hal baru yang musti dihadapi. Berikut adalah hal-hal baru yang saya hadapi waktu itu:
Inilah pentingnya kita melakukan persiapan pada hari H, seringkali banyak hal yang berada di luar dugaan anda. Lebih baik anda mengetahui dan menghadapinya jauh sebelum presentasi anda dimulai dibanding anda baru mengetahuinya di tengah-tengah presentasi.
Selalu ada hal yang bisa dipelajari dan diperbaiki untuk presentasi mendatang, ini juga satu alasan mengapa saya berbagi hal ini – supaya anda tidak melakukan kesalahan yang sama.
Jadi ini dia hasil refleksi apa yang bisa saya perbaiki dari sesi tersebut:
Ketika melihat bahwa clicker tidak bisa bekerja sempurna, saya sempat berpikiran untuk sama sekali tidak menggunakan slide presentasi. Akan tetapi karena sayang (sudah capek-capek buat, apalagi gambarnya bagus-bagus 🙂 ) akhirnya tetap saya pertahankan.
Hasilnya? Ketika presentasi sering saya terlihat seperti orang mencari sinyal handphone di kawasan blank spot. Klik di sana tidak ada reaksi, coba klik sekali lagi, tetap tidak ada reaksi. Jalan ke kanan dua langkah, klik lagi “Ahh… akhirnya bisa juga”
Alur presentasi sering menjadi tersendat dan terganggu hanya karena masalah ini. Audiens harus menunggu aksi saya menemukan spot yang tepat supaya bisa melihat slide yang berikutnya. Padahal seharusnya tipe presentasi ini bisa dilakukan tanpa slide sama sekali.
Jadi lain kali saya akan belajar untuk lebih melupakan peralatan dan akan lebih berkonsentrasi untuk berinteraksi dan menikmati pengalaman bersama audiens.
Dan bagi anda yang penasaran seperti apa slide presentasi saya waktu itu… ini dia saya sharekan saja:
Saya sempat bercakap-cakap dengan salah seorang yang saya temui sebelum event berlangsung. Setelah sekian menit mengobrol, saya barusan menyadari bahwa dia adalah salah seorang direktur / pemilik dari perusahaan (itupun karena dia yang menyebutkan sendiri). Ketidaktahuan ini mestinya adalah satu hal yang bisa dihindari.
Semua informasi, foto pemilik perusahaan dan karyawan berprestasi ada di website perusahaan. Sebetulnya saya sudah sempat melihatnya, akan tetapi kelewatan untuk benar-benar mencermatinya.
Alangkah baik, jika sebelum presentasi saya bisa mengenali, menyapa dengan nama dan memberikan selamat pada mereka. Ini adalah sebuah hal yang simpel akan tetapi akan sangat berarti, karena menunjukkan bahwa anda peduli.
People don’t care how much you know, until they know how much you care.  – Cavett Roberts –
Hmm… jawabannya adalah tergantung.
Jika parameternya adalah pimpinan perusahaan yang datang, menyalami saya sambil berkata “Luar biasa Pak David, sangat bermanfaat”. Ada sih… 🙂
Jika parameternya adalah ada beberapa audiens datang seusai acara presentasi dengan wajah antusias, berkata betapa terinspirasinya mereka dan bertanya-tanya bagaimana untuk belajar lebih lanjut. Ini ada juga sih… 🙂
Tapi menurut saya parameter sesungguhnya adalah ketika audiens bisa benar-benar menerapkan apa yang sudah diterima dan mendapatkan manfaat nyata darinya. Dan hal ini tentunya terjadi setelah presentasi berlangsung, ketika mereka kembali ke pekerjaan dan kehidupan sehari-hari.
Terus terang agak susah untuk mengetahuinya secara pasti, akan tetapi biasanya jika hal ini terjadi tanda-tanda yang paling nyata adalah: Saya dihire lagi untuk acara-acara berikutnya 🙂
Jadi itu dia apa yang ada di balik sebuah presentasi sederhana berdurasi satu jam. Ada banyak persiapan dan pembelajaran di baliknya. Semoga pengalaman saya ini juga bisa bermanfaat dan juga memberikan inspirasi pada anda. Selamat berpresentasi!
[bluebox]Jikalau organisasi anda membutuhkan seorang pembicara untuk mengisi entah itu acara customer gathering, awards ceremony atau pelatihan karyawan, maka anda bisa mencek speaking page saya untuk informasi lebih lanjut.
[/bluebox]
