Menu
Baru beberapa saat berlalu dan audiens sudah lupa isi presentasi Anda? Pastikan hal tersebut tidak terjadi lagi setelah menerapkan teknik ini!
Keywords – membuat poin penting melekat di benak audiens
Setelah menguasai Micro skill #1 Numbering dan membuat pesan Anda lebih terorganisir, maka sekarang saatnya Anda menguasai micro skill kedua yaitu Keywords. Jika Numbering membuat pesan lebih terstruktur dengan membuatnya lebih terorganisir, maka Keywords akan membuat pesan lebih terstruktur dengan memberi hirarki.
Apa itu hirarki? Hirarki adalah tingkat kepentingan. Memberi hirarki dalam sebuah pesan artinya memberikan tanda bahwa ada suatu bagian yang lebih penting dibanding bagian yang lain. Bagian yang lebih penting itulah yang disebut dengan keywords (atau sering juga saya sebut juga dengan poin)
Menerapkan micro skill keywords ini akan membuat poin – poin penting presentasi Anda lebih mudah diingat oleh audiens. Anda akan merancang secara presisi bagian mana dari presentasi Anda yang paling penting untuk diingat oleh audiens. Jikalaupun audiens lupa hampir seluruh isi materi presentasi Anda, paling tidak mereka masih ingat keywords (poin – poin pentingnya).
Sebelum saya memaparkan tentang apa itu micro skill keywords dan bagaimana penerapannya, saya akan berikan gambaran terlebih dahulu tentang kondisi yang sering terjadi pada kebanyakan presentasi pada umumnya.
Dalam sebuah presentasi banyak pesan penting gagal tersampaikan pada audiens. Anda duduk diam mendengarkan sebuah presentasi selama dua jam penuh, akan tetapi ketika seusai presentasi ditanya “Emangnya tadi apa yang dibahas di presentasinya?” Anda cuma bengong dan tidak bisa menjawab.
Hal ini saya jumpai sendiri di ruangan pelatihan. Di awal training presentasi yang saya bawakan, saya memberikan satu exercise sederhana dalam bentuk presentasi perkenalan. Di sini peserta diminta untuk berbagi tentang “Dua hal menarik dari diri mereka”.
Ini praktek pertama di training Speak with Power
Kelihatannya mudah bukan? Akan tetapi cukup banyak juga peserta yang gagal. Lah.. bagaimana gagalnya Pak?
Seusai peserta presentasi maka saya akan melakukan sampling beberapa audiens dengan bertanya pada mereka “Apa dua hal menarik dari Pak A yang barusan saja presentasi tadi?” Tidak jarang inilah respon yang saya dapat…
Sekali lagi hal ini cukup sering saya jumpai. Dan ini terjadi pada presentasi dengan topik sederhana (perkenalan diri) dengan durasi singkat (2 menit). Jadi Anda bisa bayangkan jika topik presentasinya kompleks dengan durasi presentasi yang panjang.. pasti lebih kacau lagi hasilnya.
Kegagalan penyampaian pesan ini bisa terjadi karena presenter tidak memiliki kejelasan akan poin penting yang ingin mereka sampaikan. Jika dari presenternya sendiri tidak jelas apa yang ingin dia sampaikan, apalagi audiens penerima pesannya.
Seringkali mereka juga menggunakan kalimat yang panjang sehingga audiens harus menerka – nerka bagian mana yang menjadi poin yang ingin disampaikan. Berikut adalah contoh nyata dari masalah ini.
Misal saja Anda ingin mengkomunikasikan hal menarik tentang diri Anda yaitu: pecinta musik rock. Saat menyampaikannya inilah yang Anda katakan:
“Hal menarik pertama tentang diri saya adalah dari sejak kecil saya dibesarkan di keluarga yang suka musik, dari situ saya terekspos dari sekian banyak jenis musik, mulai dari bapak saya yang suka keroncong, ibu yang suka dangdut sampai dengan kakak yang suka musik rock. Dari situlah kecintaan saya pada musik mulai tumbuh. Kakak-lah yang akhirnya memegang pengaruh penting saya akhirnya ikut jatuh cinta menjadi pecinta musik rock.”
Saat Anda menyampaikan hal di atas, audiens mungkin masih kebingungan, sebetulnya poin apakah yang ingin Anda sampaikan, apakah itu:
Itulah beberapa interpretasi yang bisa didapat audiens dari kalimat yang Anda sampaikan. Mereka masih meraba – raba manakah hal utama atau poin penting yang sebenarnya ingin Anda sampaikan.
Jadi bagaimana mengatasi hal ini? Saya perkenalkan kepada Anda micro skill Keywords.
Micro skill keywords artinya Anda akan membuat kata kunci dari hal yang ingin Anda sampaikan. Kata kunci ini berisi poin penting yang memang ingin Anda sampaikan dan tekankan pada audiens. Harapannya adalah jika audiens lupa semua isi presentasi Anda, paling tidak mereka masih ingat kata kunci ini saja.
Beberapa tips supaya kata kunci ini powerful adalah:
Untuk lebih jelasnya, saya akan berikan dalam contoh presentasi di atas:
Skenarionya masih sama yaitu Anda ingin mengkomunikasikan bahwa Anda adalah pencinta musik rock. Berikut adalah draft presentasi Anda.
“Hal menarik pertama dari diri saya adalah PECINTA MUSIK ROCK. Sejak kecil saya dibesarkan di keluarga yang suka musik, dari situ saya terekspos dari sekian banyak jenis musik, mulai dari bapak saya yang suka keroncong, ibu yang suka dangdut sampai dengan kakak yang suka musik rock. Dari situlah kecintaan saya pada musik mulai tumbuh. Kakak-lah yang akhirnya memegang pengaruh penting saya akhirnya ikut jatuh cinta menjadi pecinta musik rock.”
Kalau Anda cermati draft tersebut mirip sekali dengan yang versi sebelumnya, bedanya hanya ada tambahan “pecinta musik rock” di awal. Walaupun hanya sedikit perbedaannya secara draft, akan tetapi efek kejelasan (clarity) yang ditimbulkan sangatlah besar.
Audiens sekarang mengerti dengan jelas bahwa poin penting yang Anda tekankan adalah “pecinta musik rock“. Hal ini juga diperkuat dengan:
Kalau Anda cermati draft tersebut mirip sekali dengan yang versi sebelumnya, bedanya hanya ada tambahan “pecinta musik rock” di awal. Walaupun hanya sedikit perbedaannya secara draft, akan tetapi efek kejelasan (clarity) yang ditimbulkan sangatlah besar. Audiens sekarang mengerti dengan jelas bahwa poin penting yang Anda tekankan adalah “pecinta musik rock“.
Dan berikut adalah penjelasan tips – tips menggunakan micro skill keywords di atas:
Supaya mudah diingat oleh audiens maka buatlah kata kunci Anda singkat. Singkat di sini artinya adalah terdiri hanya dari satu sampai dengan maksimal 4 kata. Seperti contoh di atas “pecinta musik rock” terdiri dari 3 kata saja. Simpel dan mudah diingat.
Jangan menggunakan kata – kata yang terlalu panjang, misalnya “pecinta musik – musik cadas seperti musik beraliran rock“. Total 8 kata, lebih susah untuk diikuti dan diingat.
Sekali lagi buatlah kata kunci Anda singkat. Singkat itu membuat lebih mudah diingat.
Menempatkan keywords di awal akan mempermudah audiens untuk mengidentifikasi serta mendapatkan informasi penting di awal. Dalam contoh di atas kata kunci (pecinta musik rock) langsung diberikan di awal, persis setelah numbering (pertama).
Penempatan keywords di awal ini jikalau dianalogikan akan sama seperti dengan teknik penulisan di koran. Saat membaca koran sebenarnya Anda bisa tahu berita pentingnya hanya dari membaca judul (headline) nya saja.
Dengan teknik penulisan demikian maka Anda akan mengetahui poin penting di awal. Misal saja saat Anda ingin mengetahui hasil pertandingan bola, hanya dengan membaca judul beritanya saja Anda bisa mengetahui siapa yang menang. Jika ingin tahu detil – detil lainnya (misalnya berapa skornya, siapa pencetak gol, apa hal menarik lain yang terjadi selama pertandingan) barulah Anda bisa membaca detilnya.
Dalam draft presentasi di atas kata “pecinta musik rock” saya tulis dengan menggunakan huruf kapital yang artinya adalah saat menyampaikan Anda beri penekanan dalam hal intonasi suara. Ini adalah bentuk penguatan pesan menggunakan komunikasi non verbal.
Tapi bagaimana cara memberikan penekanan secara intonasi? Anda bisa menyampaikan kata kunci dengan tempo (kecepatan berbicara) yang lebih lambat, volume suara yang diperkeras serta beri jeda lebih lama antar katanya. Tentu saja karena media konten ini dalam bentuk tulisan saya tidak bisa mendemonstrasikannya langsung kepada Anda.
Plus satu tips lagi untuk penguatan non verbal, saat menyampaikan kata kunci ini pastikan Anda diam di satu tempat. Jangan menyampaikannya sambil bergerak atau berjalan.
Penggunaan slide akan sangat membantu penyampaian kata kunci. Jika tujuan micro skill adalah menciptakan hirarki dalam presentasi Anda, maka slide yang Anda gunakan juga harus memiliki hirarki.
Supaya lebih jelas, berikut adalah contoh slide yang saya gunakan saat memberikan materi “Tips Desain Slide Simple”
Saat Anda cermati slide di atas poin penting (keywords) ditulis menggunakan huruf yang berbeda dibandingkan penjelasan yang ada di bawahnya. Apa yang berbeda?
Menggunakan konsep desain slide seperti ini akan memberikan struktur dan kejelasan yang lebih baik kepada audies. Hirarki pesan akan lebih jelas terlihat.
Nah.. itu tadi adalah micro skill yang kedua yaitu keywords. Mudah dipahami dan diterapkan bukan? Ya memang mudah. Untuk itulah mengapa teknik – teknik yang saya bagikan ini saya sebut dengan micro skill. Skill – skill ini memang didesain untuk mudah dan nyata untuk diterapkan
Walaupun terlihat sederhana akan tetapi ketika Anda terapkan dampaknya luar biasa. Saat peserta workshop mempraktekkan dengan tepat micro skill keywords ini, maka audiens dengan mudah bisa mengingat dan menyebutkan poin penting yang dimaksud secara tepat.