KEYWORDS – Cara Membuat Poin Penting Presentasi Anda Melekat di Benak Audiens

By David Pranata | Tips Presentasi

Aug 31

Baru beberapa saat berlalu dan audiens sudah lupa isi presentasi Anda? Pastikan hal tersebut tidak terjadi lagi setelah menerapkan teknik ini!

Keywords – membuat poin penting melekat di benak audiens

Sebelum Anda lanjut membaca perlu saya informasikan bahwa keywords ini adalah micro skill kedua yang biasa saya bagikan pada peserta workshop. Untuk mengetahui apa itu micro skill sekaligus belajar micro skill pertama (Numbering) bisa simak terlebih dahulu artikel di link berikut.

Pendahuluan

Setelah menguasai Micro skill #1 Numbering dan membuat pesan Anda lebih terorganisir, maka sekarang saatnya Anda menguasai micro skill kedua yaitu Keywords. Jika Numbering membuat pesan lebih terstruktur dengan membuatnya lebih terorganisir, maka Keywords akan membuat pesan lebih terstruktur dengan memberi hirarki.

Apa itu hirarki? Hirarki adalah tingkat kepentingan. Memberi hirarki dalam sebuah pesan artinya memberikan tanda bahwa ada suatu bagian yang lebih penting dibanding bagian yang lain. Bagian yang lebih penting itulah yang disebut dengan keywords (atau sering juga saya sebut juga dengan poin)

Menerapkan micro skill keywords ini akan membuat poin – poin penting presentasi Anda lebih mudah diingat oleh audiens. Anda akan merancang secara presisi bagian mana dari presentasi Anda yang paling penting untuk diingat oleh audiens. Jikalaupun audiens lupa hampir seluruh isi materi presentasi Anda, paling tidak mereka masih ingat keywords (poin – poin pentingnya).

Kondisi yang Sering Terjadi

Sebelum saya memaparkan tentang apa itu micro skill keywords dan bagaimana penerapannya, saya akan berikan gambaran terlebih dahulu tentang kondisi yang sering terjadi pada kebanyakan presentasi pada umumnya.

Dalam sebuah presentasi banyak pesan penting gagal tersampaikan pada audiens. Anda duduk diam mendengarkan sebuah presentasi selama dua jam penuh, akan tetapi ketika seusai presentasi ditanya “Emangnya tadi apa yang dibahas di presentasinya?” Anda cuma bengong dan tidak bisa menjawab.

Hal ini saya jumpai sendiri di ruangan pelatihan. Di awal training presentasi yang saya bawakan, saya memberikan satu exercise sederhana dalam bentuk presentasi perkenalan. Di sini peserta diminta untuk berbagi tentang “Dua hal menarik dari diri mereka”.

Ini praktek pertama di training Speak with Power

Kelihatannya mudah bukan? Akan tetapi cukup banyak juga peserta yang gagal. Lah.. bagaimana gagalnya Pak?

Seusai peserta presentasi maka saya akan melakukan sampling beberapa audiens dengan bertanya pada mereka “Apa dua hal menarik dari Pak A yang barusan saja presentasi tadi?” Tidak jarang inilah respon yang saya dapat…

  • Umm… apa ya tadi (sambil menampilkan wajah kebingungan)
  • Menjawab hal yang bahkan sama sekali tidak disampaikan oleh presenter
  • Menjawab yang hanya nyerempet saja, misal: peserta mengatakan bahwa dia adalah “pecinta alam” akan tetapi audiens mengatakan dia “hobby hiking”

Sekali lagi hal ini cukup sering saya jumpai. Dan ini terjadi pada presentasi dengan topik sederhana (perkenalan diri) dengan durasi singkat (2 menit). Jadi Anda bisa bayangkan jika topik presentasinya kompleks dengan durasi presentasi yang panjang.. pasti lebih kacau lagi hasilnya.

Mengapa Hal Tersebut Terjadi?

Kegagalan penyampaian pesan ini bisa terjadi karena presenter tidak memiliki kejelasan akan poin penting yang ingin mereka sampaikan. Jika dari presenternya sendiri tidak jelas apa yang ingin dia sampaikan, apalagi audiens penerima pesannya.

Seringkali mereka juga menggunakan kalimat yang panjang sehingga audiens harus menerka – nerka bagian mana yang menjadi poin yang ingin disampaikan. Berikut adalah contoh nyata dari masalah ini.

Contoh Presentasi (Tanpa Kata Kunci)

Misal saja Anda ingin mengkomunikasikan hal menarik tentang diri Anda yaitu: pecinta musik rock. Saat menyampaikannya inilah yang Anda katakan:

“Hal menarik pertama tentang diri saya adalah dari sejak kecil saya dibesarkan di keluarga yang suka musik, dari situ saya terekspos dari sekian banyak jenis musik, mulai dari bapak saya yang suka keroncong, ibu yang suka dangdut sampai dengan kakak yang suka musik rock. Dari situlah kecintaan saya pada musik mulai tumbuh. Kakak-lah yang akhirnya memegang pengaruh penting saya akhirnya ikut jatuh cinta menjadi pecinta musik rock.”

Saat Anda menyampaikan hal di atas, audiens mungkin masih kebingungan, sebetulnya poin apakah yang ingin Anda sampaikan, apakah itu:

  • Keluarga Anda adalah pecinta musik semua
  • Anda mengenal musik dari usia kecil
  • Kakak Anda lah yang mempengaruhi selera musik Anda
  • Anda pecinta musik rok

Itulah beberapa interpretasi yang bisa didapat audiens dari kalimat yang Anda sampaikan. Mereka masih meraba – raba manakah hal utama atau poin penting yang sebenarnya ingin Anda sampaikan.

Jadi bagaimana mengatasi hal ini? Saya perkenalkan kepada Anda micro skill Keywords.

KEYWORDS – Micro Skill #2

Micro skill keywords artinya Anda akan membuat kata kunci dari hal yang ingin Anda sampaikan. Kata kunci ini berisi poin penting yang memang ingin Anda sampaikan dan tekankan pada audiens. Harapannya adalah jika audiens lupa semua isi presentasi Anda, paling tidak mereka masih ingat kata kunci ini saja.

Beberapa tips supaya kata kunci ini powerful adalah:

  • Buat kata kunci ini singkat (1 s/d max 4 kata saja)
  • Letakkan kata kunci ini persis setelah numbering
  • Waktu menyampaikan berikan penekanan secara intonasi
  • Jika Anda menggunakan slide, tampilkan juga kata kunci ini di slide

Untuk lebih jelasnya, saya akan berikan dalam contoh presentasi di atas:

Contoh Presentasi (dengan Kata Kunci)

Skenarionya masih sama yaitu Anda ingin mengkomunikasikan bahwa Anda adalah pencinta musik rock. Berikut adalah draft presentasi Anda.

“Hal menarik pertama dari diri saya adalah PECINTA MUSIK ROCK. Sejak kecil saya dibesarkan di keluarga yang suka musik, dari situ saya terekspos dari sekian banyak jenis musik, mulai dari bapak saya yang suka keroncong, ibu yang suka dangdut sampai dengan kakak yang suka musik rock. Dari situlah kecintaan saya pada musik mulai tumbuh. Kakak-lah yang akhirnya memegang pengaruh penting saya akhirnya ikut jatuh cinta menjadi pecinta musik rock.”

Kalau Anda cermati draft tersebut mirip sekali dengan yang versi sebelumnya, bedanya hanya ada tambahan “pecinta musik rock” di awal. Walaupun hanya sedikit perbedaannya secara draft, akan tetapi efek kejelasan (clarity) yang ditimbulkan sangatlah besar.

Audiens sekarang mengerti dengan jelas bahwa poin penting yang Anda tekankan adalah “pecinta musik rock“. Hal ini juga diperkuat dengan:

  • Menempatkan poin penting / kata kunci (“pecinta musik rock”) di awal sesudah numbering (“pertama”)
  • Saat saya cetak kata pecinta musik rock dengan huruf besar artinya saat menyampaikan Anda beri penekanan dalam hal intonasi suara

Kalau Anda cermati draft tersebut mirip sekali dengan yang versi sebelumnya, bedanya hanya ada tambahan “pecinta musik rock” di awal. Walaupun hanya sedikit perbedaannya secara draft, akan tetapi efek kejelasan (clarity) yang ditimbulkan sangatlah besar. Audiens sekarang mengerti dengan jelas bahwa poin penting yang Anda tekankan adalah “pecinta musik rock“.

Tips Mengaplikasikan Keywords

Dan berikut adalah penjelasan tips – tips menggunakan micro skill keywords di atas:

Buat Kata Kunci Singkat (1 s/d max 4 kata)

Supaya mudah diingat oleh audiens maka buatlah kata kunci Anda singkat. Singkat di sini artinya adalah terdiri hanya dari satu sampai dengan maksimal 4 kata. Seperti contoh di atas “pecinta musik rock” terdiri dari 3 kata saja. Simpel dan mudah diingat.

Jangan menggunakan kata – kata yang terlalu panjang, misalnya “pecinta musik – musik cadas seperti musik beraliran rock“. Total 8 kata, lebih susah untuk diikuti dan diingat.

Sekali lagi buatlah kata kunci Anda singkat. Singkat itu membuat lebih mudah diingat.

Letakkan Kata Kunci di Awal (persis setelah Numbering)

Menempatkan keywords di awal akan mempermudah audiens untuk mengidentifikasi serta mendapatkan informasi penting di awal. Dalam contoh di atas kata kunci (pecinta musik rock) langsung diberikan di awal, persis setelah numbering (pertama).

Penempatan keywords di awal ini jikalau dianalogikan akan sama seperti dengan teknik penulisan di koran. Saat membaca koran sebenarnya Anda bisa tahu berita pentingnya hanya dari membaca judul (headline) nya saja.

Dengan teknik penulisan demikian maka Anda akan mengetahui poin penting di awal. Misal saja saat Anda ingin mengetahui hasil pertandingan bola, hanya dengan membaca judul beritanya saja Anda bisa mengetahui siapa yang menang. Jika ingin tahu detil – detil lainnya (misalnya berapa skornya, siapa pencetak gol, apa hal menarik lain yang terjadi selama pertandingan) barulah Anda bisa membaca detilnya.

Beri Penekanan secara Intonasi

Dalam draft presentasi di atas kata “pecinta musik rock” saya tulis dengan menggunakan huruf kapital yang artinya adalah saat menyampaikan Anda beri penekanan dalam hal intonasi suara. Ini adalah bentuk penguatan pesan menggunakan komunikasi non verbal.

Tapi bagaimana cara memberikan penekanan secara intonasi? Anda bisa menyampaikan kata kunci dengan tempo (kecepatan berbicara) yang lebih lambat, volume suara yang diperkeras serta beri jeda lebih lama antar katanya. Tentu saja karena media konten ini dalam bentuk tulisan saya tidak bisa mendemonstrasikannya langsung kepada Anda.

Plus satu tips lagi untuk penguatan non verbal, saat menyampaikan kata kunci ini pastikan Anda diam di satu tempat. Jangan menyampaikannya sambil bergerak atau berjalan.

Tampilkan juga Kata Kunci di Slide

Penggunaan slide akan sangat membantu penyampaian kata kunci. Jika tujuan micro skill adalah menciptakan hirarki dalam presentasi Anda, maka slide yang Anda gunakan juga harus memiliki hirarki.

Supaya lebih jelas, berikut adalah contoh slide yang saya gunakan saat memberikan materi “Tips Desain Slide Simple”

Saat Anda cermati slide di atas poin penting (keywords) ditulis menggunakan huruf yang berbeda dibandingkan penjelasan yang ada di bawahnya. Apa yang berbeda?

  • Jenis font yang digunakan berbeda
  • Ukuran font yang digunakan berbeda (lebih besar)
  • Bahkan jika ada frase dalam keywords yang lebih penting, saya juga berikan kontras lebih lagi dengan jenis dan warna font yang berbeda

Menggunakan konsep desain slide seperti ini akan memberikan struktur dan kejelasan yang lebih baik kepada audies. Hirarki pesan akan lebih jelas terlihat.

Nah.. itu tadi adalah micro skill yang kedua yaitu keywords. Mudah dipahami dan diterapkan bukan? Ya memang mudah. Untuk itulah mengapa teknik – teknik yang saya bagikan ini saya sebut dengan micro skill. Skill – skill ini memang didesain untuk mudah dan nyata untuk diterapkan

Walaupun terlihat sederhana akan tetapi ketika Anda terapkan dampaknya luar biasa. Saat peserta workshop mempraktekkan dengan tepat micro skill keywords ini, maka audiens dengan mudah bisa mengingat dan menyebutkan poin penting yang dimaksud secara tepat.

Follow

About the Author

Halo, Saya David Pranata seorang trainer dan writer. Harapan saya adalah blog ini mampu menbantu Anda mengkomunikasikan keinginan, kebutuhan dan perasaan dengan jelas dan percaya diri - "Speak & Express What Matter Most"