Empat Konteks Menggunakan Tabel dan Grafik yang Wajib Anda Ketahui

By David Pranata | Tips Presentasi

Aug 10

Tabel dan grafik adalah sahabat baik anda ketika harus menampilkan sebuah presentasi bisnis atau report. Hanya saja kebanyakan orang tidak mengetahui konteks penggunaannya, sehingga yang terjadi adalah penyampaian informasi yang ruwet dan susah dipahami.

4 Konteks Menggunakan Tabel dan Grafik

4 Konteks Menggunakan Tabel dan Grafik

Banyak orang merasa kebingungan ketika harus menggunakan tabel dan grafik ketika harus berpresentasi. Yang biasanya terjadi adalah mereka berusaha menampilkan sekian banyak informasi (dan selengkap-lengkapnya 🙂 ) sehingga hasil akhirnya adalah tipe-tipe slide presentasi sebagai berikut:

Contoh tabel ruwet

Contoh tabel ruwet

Contoh chart ruwet

Contoh chart ruwet

Melihatnya saja sudah pusing kan? 🙂

Tapi itulah yang dilakukan oleh sebagian besar orang ketika mereka menggunakan tabel dan grafik dalam presentasi mereka. Mereka menjejalkan segala jenis informasi yang ada sambil berkata “Dalam presentasi kita harus menyajikan data yang komplit Pak, supaya nanti tidak ada lagi pertanyaan.”

Dan harapan mereka terkabul, Tidak ada pertanyaan dari audiens atau boss. Karena tidak ada seorangpun yang mengerti isi presentasi mereka. Haha.. jangankan mengerti, melihat angka-angka yang ada di tabel atau grafik pun audiens tidak bisa karena sedemikian kecilnya tulisan yang ada di sana.

Lalu Bagaimana Cara Menyajikan Tabel dan Grafik yang Benar?

Biasanya pertanyaan di ataslah yang muncul setelah mereka mengetahui bahwa penyajian tabel dan grafik yang ruwet dan kecil-kecil tersebut tidaklah efektif. Tidak jarang pula hal ini dibarengi dengan protes-protes sebagai berikut:

  • Lo Pak… nanti kalau si boss minta detil penjelasannya bagaimana?
  • Pak.. masa kita tidak boleh membuat tabel atau grafik yang detil dan komplit?

Nah.. bukannya kita tidak boleh membuat tabel dan grafik secara detil dan kompleks, akan tetapi kita harus mengetahui konteks penggunaannya yang tepat. Menggunakan satu jenis tabel / grafik pada konteks yang keliru adalah resep supaya informasi tidak tersampaikan dan tujuan tidak tercapai.

Oleh karena itu marilah bersama-sama kita ketahui empat konteks menggunakan tabel dan grafik (no 4 lah tempat banyak orang membuat kesalahan).

Empat Konteks Menggunakan Tabel & Grafik

1. Untuk Analisa

Ini adalah ketika anda menggunakan tabel dan grafik untuk menganalisa dan menemukan pesan yang ada di dalam data tersebut. Misalnya saja anda menganalisa data penjualan untuk menemukan siapakah sales yang penjualannya paling bagus atau apakah ada trend tertentu dalam penjualan.

Menganalisa tabel & grafik

Menganalisa tabel & grafik

Misalnya saja melalui grafik penjualan rumah di atas, anda mencoba melalukan analisa pola yang terjadi. Mengapa penjualan rumah selalu memiliki trend paling rendah di awal tahun kemudian naik dan mencapai puncak sampai pertengahan tahun dan setelah itu kembali turun lagi.

Inilah proses di mana anda menggunakan tabel dan grafik untuk melakukan analisa.

2. Untuk Monitoring

Di sini anda sedang memonitor performa suatu parameter, misalnya saja ketika angka di grafik menyentuh satu batas tertentu berarti saatnya anda mengambil suatu tindakan. Contoh simpel dalam hal ini adalah penunjuk status bensin di kendaraan anda, ketika menyentuh garis E, berarti saatnya adan untuk mengisi bensin.

Contoh lain yang lebih kompleks misalnya adalah grafik garis tentang CPU seconds (penggunaan resources dalam sebuah hosting di website) di bawah ini:

Chart untuk monitor

Memonitor melalui grafik

Anda memonitor nilai yang berada pada grafik garis CPU seconds di atas supaya tidak sampai lebih dari garis merah. Begitu nilai sudah berada di atas garis merah berarti anda harus mulai mengambil tindakan untuk bisa menurunkannya.

Untuk monitoring anda bisa menggunakan tabel atau grafik yang simpel atau kompleks asalkan yang penting anda bisa mendapatkan feedback yang jelas untuk mengambil tindakan.

3. Untuk Planning / Perencanaan

Di sini anda menggunakan tabel atau grafik dari data masa lampau untuk membuat perencanaan tentang apa yang harus anda lakukan di masa mendatang. Misalnya saja anda menggunakan tabel pengeluaran selama tahun 2014 untuk membuat perencanaan keuangan (budgeting) di tahun 2015.

Berikut adalah contoh chart untuk membuat planning:

forecast-chart

Melakukan planning dengan chart

Berdasarkan data masa lampau penjualan selama tahun 2011 s/d 2014 maka para analis berusaha untuk melakukan planning / forecasting tentang banyaknya penjualan yang akan terjadi di tahun 2015 dan 2016.

4. Untuk Dikomunikasikan

Dalam konteks ini anda menggunakan data untuk mengkomunikasikan sebuah pesan kepada audiens. Contohnya adalah anda menyampaikan keprihatinan anda akan menurunnya minat membaca dalam sebuah pie chart berikut ini:

Mengkomunikasikan pesan melalui grafik

Dalam hal ini yang coba anda sampaikan adalah pesan yang terkandung dari data, angka, tabel atau grafik tersebut. Atau dengan kata lain yang coba anda sampaikan adalah arti/makna dari data yang ada, bukannya data itu sendiri.

Sekilas anda lihat konteks ini berkebalikan dengan konteks yang pertama (untuk analisa), berikut perbedaannya:

  • Analisa menggunakan tabel atau grafik untuk menemukan pesan 
  • Komunikasi menggunakan tabel atau grafik untuk menyampaikan pesan

Lalu Apa Perbedaan Antara Konteks – Konteks Tersebut?

Media yang Digunakan

Untuk tiga konteks sebelumnya (analisa, monitoring dan planning), media yang sesuai digunakan adalah meeting. Mengapa demikian? karena dalam meeting pembahasan akan berlangsung dalam berbagai arah (banyak orang yang bisa menyampaikan pendapat dan analisa) dan juga memungkinkan untuk berdiskusi. Hal inilah yang memang sesuai untuk proses analisa, monitoring atau planning.

Sedangkan untuk konteks komunikasi, media yang sesuai digunakan adalah presentasi. Dalam presentasi penyampaian akan lebih banyak dilakukan oleh satu orang, selain itu kesempatan untuk berdiskusi juga lebih terbatas.

Jenis tabel dan grafik yang digunakan

Untuk analisa, monitoring dan planning, anda bisa menggunakan tabel dan grafik yang kompleks dan detil. Anda memiliki waktu dan fokus untuk untuk mencermati detil-detil yang ada pada tabel dan grafik tersebut.

Sedang ketika menggunakan tabel dan grafik dalam konteks komunikasi (presentasi) anda harus menggunakan yang simpel dan sederhana. Jika tabel yang anda gunakan rumit dan kompleks pastilah akan membuat audiens menjadi kebingungan dan akhirnya mereka tidak bisa menangkap pesan anda.

Jika anda ingin menyajikan data yang lebih kompleks dalam sebuah presentasi, maka anda bisa menyajikannya dalam handout pada audiens. Sampaikan pada mereka bahwa untuk keterangan lebih detil mereka bisa mencermatinya pada handout.

Atau alternatif lain, anda juga bisa membuat link dari power point ke excel (yang memang didesain untuk pengolahan data yang lebih kompleks). Selain itu lebih baik data tersebut didiskusikan dalam meeting bukannya dipresentasikan.

PS: Jika Anda suka atau merasa artikel ini bermanfaat, tolong SHARE melalui tombol Social Media (Facebook, Twitter, Google+ atau Linkedin) yang ada. Terimakasih 🙂

Anda juga bisa memberikan komentar atau pertanyaan tentang artikel diatas. Saya akan berusaha membaca setiap komentar dan  menjawab pertanyaan yang masuk.

Miliki Kemampuan Presentasi yang Bisa Anda Banggakan!

Subscribe dan Dapatkan Awesome Presenter Pack yang berisi video tutorial & ebook tentang cara menyusun dan membawakan presentasi yang memukau!

Follow

About the Author

Halo, Saya David Pranata seorang trainer dan writer. Harapan saya adalah blog ini mampu menbantu Anda mengkomunikasikan keinginan, kebutuhan dan perasaan dengan jelas dan percaya diri - "Speak & Express What Matter Most"