Ketika Hal yang Tidak Anda Inginkan Terjadi

By David Pranata | Tips Presentasi

Feb 09

Ketika berpresentasi tentunya anda ingin segala sesuatu berjalan dengan lancar, hanya saja bagaimanapun juga hal-hal yang tidak anda inginkan bisa saja terjadi. Bagaimana cara mengatasinya?

failure

Tidak peduli seberapapun mendetil dan komplit persiapan anda, tetap saja hal-hal yang tidak anda inginkan bisa terjadi. Ini sesuai dengan Murphy’s Law yang berkata:

When things can go wrong, it will go wrong

Dalam presentasi hal-hal yang tidak anda inginkan bisa saja berupa:

  • Listrik yang padam di tengah-tengah presentasi
  • Laptop anda tiba-tiba mengeluarkan suara mendesis disertai asap hitam
  • Ada konser musik metal persis di sebelah ruangan anda berpresentasi
  • Dan tentunya masih banyak lagi….

Bagaimana reaksi anda dalam menghadapi kasus-kasus di atas tentunya akan sangat berpengaruh pada hasil akhir presentasi anda. Jika anda tidak bisa menanganinya dengan tepat, hal-hal tersebut benar-benar akan menjadi bencana.

Akan tetapi jika anda mampu mengatasinya dengan cantik, maka anda justru mampu memanfaatkan momen ini untuk lebih memperkuat hubungan dengan audiens dan bahkan membuat mereka tertawa.

Hah! tertawa di atas bencana?

Yup, benar sekali. Mari kita simak bersama-sama langkah demi langkahnya. (Notes: seringkali melakukan langkah pertama saja sudah cukup)

Langkah-langkah mengatasi hal yang tidak anda inginkan

Langkah-langkah berikut adalah prinsip umum yang bisa anda lakukan. Untuk penanganan teknisnya tentu saja bervariasi (mengatasi laptop meledak VS ada kucing mengeong tiada henti tentunya membutuhkan pendekatan berbeda bukan?)

 

Langkah #1: Akui masalahnya

Jika terjadi sesuatu yang benar-benar menganggu, tentu saja audiens bisa merasakannya. Mereka akan berpikir (dan mungkin menggerutu), akan tetapi mereka tentu saja tidak bisa mengungkapkannya. Mereka tidak mungkin menginterupsi anda yang sedang berbicara.

Sebagai presenter, andalah yang mengendalikan situasi dan mampu berbicara. Oleh karena itu anda harus mampu menyampaikan bahwa memang ada masalah.

Seringkali yang terjadi adalah tidak ada siapapun (baik presenter maupun panitia) yang mengungkapkannya sehingga audiens bertanya-tanya.

Sebagai contoh misalnya ada kucing mengeong tiada henti di presentasi anda (ini benar pernah saya alami), bisa saja anda tetap cuek dan membiarkannya sampai presentasi anda usai. Akan tetapi audiens pasti bertanya-tanya, dan bisa jadi satu-satunya hal yang mereka ingat dar presentasi anda adalah “Miaauwww”

Anda tidak bisa membiarkannya begitu saja, anda harus mengakui bahwa ada masalah. Plus akan menjadi bonus jika anda bisa melakukannya dengan humor. Contoh cara mengakui bahwa ada kucing mengeong tadi:

  • Hayoo… Siapa yang tidak tega meninggalkan kucing di rumah dan dibawa ke sini?
  • Ikutlah berkata “Miaauwww” di tengah kalimat yang anda sampaikan

Itu adalah bentuk kreatif dalam mengakui masalah yang terjadi. Ketika anda mengakui masalah yang terjadi, mereka akan merasa lega bahkan tertawa karena anda bisa mengatakan apa yang ada di benak mereka. Mereka akan merasa bahwa anda peduli dengan mereka.

Langkah #2: Diskusikan solusinya

Ada beberapa kasus di mana anda cukup mengakui saja bahwa ada masalah (terutama untuk hal yang tidak terlalu mengganggu dan agak susah untuk diatasi). Contohnya adalah masalah kucing mengeong tadi. Tidak perlu anda sampai menghentikan presentasi dan mengejar-ngejar kucing terlebih dahulu.

Walaupun jika memang memungkinkan, anda bisa meminta salah seorang panitia untuk mencari kucing tersebut dan membujuknya untuk bisa diam dulu sementara anda berpresentasi 🙂 Untuk mampu melakukan hal ini tentunya anda harus memiliki panitia dengan ilmu perkucingan yang cukup tinggi.

Dalam kondisi yang lebih berat dan mengganggu, anda musti mencari solusi atas permasalahannya. Jika ringan dan bisa diatasi dengan cepat (misalkan laptop yang hang dan butuh direstart), silahkan langsung anda atasi sendiri. Anda bisa sebentar menghentikan presentasi, merestart komputer dan sambil menunggu komputer restart anda bisa meneruskan berpresentasi.

Dalam kondisi tertentu jangan ragu-ragu juga untuk meminta bantuan panitia atau bahkan audiens. Misalkan saja ada masalah teknis dengan laptop atau LCD projector yang kurang anda mengerti atau membutuhkan waktu cukup lama untuk mengatasi, silahkan bertanya pada audiens apakah ada yang bisa membantu. Saya yakin mereka pasti akan membantu anda dengan segera.

Dalam kondisi yang berat dan sulit ditangani, anda bisa berdiskusi dan meminta pendapat audiens. Contoh kondisi ini adalah tiba-tiba ada acara konser musik metal di ruangan sebelah presentasi anda. Berdiskusilah dengan audiens kira-kira langkah apa yang paling pas dan paling nyaman untuk mereka. Bisa saja anda akhirnya berpindah ruangan, menunda acara presentasi atau tetap melanjutkan.

Yang terpenting adalah libatkan audiens dan buatlah kesepakatan sehingga akhirnya baik anda maupun audiens setuju atas solusi masalahnya.

Langkah #3: Selalu siaplah menjalankan solusinya

Sebagai presenter anda harus selalu siap menghadapi hal-hal yang tak terduga. Contoh hal yang sering terjadi adalah slide presentasi yang akhirnya tidak bisa terputar (entah itu karena masalah di projector, laptop atau lampu yang tiba-tiba padam). Bisa saja terjadi kendala ini tidak tertangani sehingga solusi yang paling baik adalah anda harus berpresentasi tanpa slides.

Sebagai seorang presenter anda harus siap menghadapi hal ini. Istilah kerennya adalah “Prepared for the worst scenario”

Kemampuan anda mengatasi dan menjalankan langkah ketiga ini akan semain meningkatkan kredibilitas anda dan membuat audiens bertambah yakin pada anda.

Sebagai contoh aplikasinya, berikut akan saya sharingkan cerita yang terjadi waktu saya memberikan sebuah sesi presentasi minggu lalu.

Contoh aplikasi mengatasi hal yang tidak diinginkan

Minggu lalu saya memberikan sesi di sebuah event dengan beberapa pembicara. Total ada 6 sesi, di mana saya akan mengisi sesi ke dua dan keenam (penutupan). Di sesi penutupan, saya dijadwalkan berbicara selama 30 menit dimulai pukul 4 sore. Jadi pukul 4.30 keseluruhan acara sudah usai.

Apa yang terjadi?

Acara bergeser mundur, jam sudah menunjukkan pukul 5.10 dan saya sama sekali belum memulai sesi yang terakhir. Baik panitia dan pembicara sebelumnya juga tidak ada yang mencermati situasi ini.

Jika anda duduk sebagai audiens, hal apakah yang kira-kira ada di pikiran anda?

Ketika akhirnya saya dipanggil maju untuk memberikan sesi terakhir, inilah penerapan dari tiga langkah yang sudah saya uraikan di atas:

1. Akui masalahnya

Saya memulai presentasi saya dengan berkata “Menurut agenda…….” (dan berhenti)

Tahukah anda apa yang terjadi? Semua audiens tertawa.

Ini bisa terjadi karena saya berhasil mengutarakan apa yang ada di benak mereka. Ini adalah salah satu cara membuat humor.

Setelah itu barulah saya meneruskan “Anda seharusnya sudah duduk santai di rumah, kaki di atas meja, menonton televisi sambil nyamil. Akan tetapi kenyataannya…. Anda masih berada di sini dan terjebak bersama saya.”

Jadi inilah yang saya lakukan di langkah pertama yaitu mengakui masalahnya. Langkah ini sungguhlah krusial, bahkan seringkali yang perlu anda lakukan adalah langkah pertama ini saja.

2. Diskusikan solusinya

Di langkah kedua inilah yang saya katakan:

“Saya sampaikan ini karena bisa jadi anda sudah memiliki acara lain, misalkan saja jadwal kencan anda, atau istri sudah menelpon mengabarkan anak-anak anda sudah menangis semua di rumah. Dan saya ingin menghormati hal itu.”

“Jadi ada yang bisa memberikan usulan apa yang harus kita lakukan?”

Setelah beberapa usulan dari audiens bermunculan, akhirnya kita sepakati bahwa sesi akan dipersingkat menjadi 15 menit. Setelah itu pun saya pertajam lagi kesepakatannya dengan berkata:

“Okay jadi semua setuju ya… sesinya kita buat menjadi 15 menit. Kalau begitu mari kita mulai sekarang!”

3. Jalankan solusinya

Saya harus siap pada saat itu juga mengatur ulang presentasi yang awalnya saya rancang berdurasi 30 menit menjadi hanya 15 menit. Pada saat itu juga saya harus memutuskan poin mana yang akan saya sampaikan, ilustrasi mana yang harus saya lewatkan. Hal itu harus saya lakukan sambil tetap memastikan bahwa dalam 15 menit audiens tetap mendapatkan manfaat yang bisa mereka bawa pulang.

Saya kira ini adalah sebuah hal simpel yang bisa kita lakukan. Peduli terhadap waktu yang dimiliki oleh audiens. Selalu ingatlah quote yang sudah sering saya ulang-ulang ini “People don’t care how much you know until they know how much you care”

Semoga bermanfaat dan menginspirasi! Sekali lagi hal-hal yang tidak anda ingini suatu saat akan terjadi, bersiaplah untuk menghadapinya.

Pertanyaan: “Hal tidak diingini apakah yang pernah anda alami / lihat dalam sebuah acara presentasi?” Sharingkan jawaban anda pada kolom komentar yang ada

Follow

About the Author

Halo, Saya David Pranata seorang trainer dan writer. Harapan saya adalah blog ini mampu menbantu Anda mengkomunikasikan keinginan, kebutuhan dan perasaan dengan jelas dan percaya diri - "Speak & Express What Matter Most"