Jika Ada Pertanyaan dan Saya Tidak Tahu Jawabannya (plus lampu mati lagi)

By David Pranata | Tips Presentasi

Oct 30

Berikut adalah jawaban dari pertanyaan-pertanyaan Anda yang sudah masuk ke saya. Kali ini saya akan banyak membahas tentang pertanyaan seputar menghadapi sesi tanya jawab dan masalah teknis dalam presentasi.

Sesi tanya jawab memang satu sesi yang cukup ditakuti oleh para presenter (haha.. apalagi kalau dapat pertanyaan yang susah & tidak tahu jawabannya), belum lagi jika ditambah ketika ada masalah teknis di presentasi Anda. Jadi ini dia beberapa pertanyaan dari Anda beserta tips & trik untuk mengatasinya.

1. Supaya Jawaban Kita Tepat dan Jelas

Ini pertanyaan dari Mega, seorang mahasiswa dan juga peserta kontes kecantikan ­čÖé

Bila mengikuti kontes kecantikan, bagaimana cara menjawab pertanyaan yang diberikan oleh juri agar kita bisa menjawab dengan cepat, tepat dan jelas ? Terkadang saya ingin mengikuti ajang seperti itu namun masih takut karena keterbatasan bahasa asing serta public speaking yang saya miliki .

Untuk menjawab dengan cepat, tepat dan jelas, kita membutuhkan sebuah kerangka berpikir. Seringkali terjadi bahwa sebenarnya kita mengetahui jawabannya akan tetapi ketika menjawabnya bingung, berputar-putar dan tidak fokus.

Nah.. kerangka berpikir yang saya sarankan adalah dengan menggunakan metode PREP (singkatan dari Point – Reason – Example – Point). Untuk keterangan lebih jelas beserta contoh-contohnya bisa dicek di artikel saya yang berikut ini.

Jadi setiap kali menghadapi pertanyaan, selalu ingat saja PREP. Anggap saja itu adalah formula ajaib dalam menjawab. Selamat mempraktekkan dan semoga Mega menjadi Putri Indonesia yang berikutnya ­čÖé

2. Jika Saya Tidak Tahu Jawabannya

Berikut saya kutipkan untuk Anda pertanyaan dari Bu Elina Salim:

Bagaimana mengatasi pertanyaan yang kita tidak tahu jawabannya? Kalau terus terang mengatakan tidak tahu dan kita akan jawab kemudian, tapi  tidak ketemu lagi, kita juga malu dan diragukan kualitasnya. Kalau asal jawab, mgkn lebih malu lagi kalau kebetulan ada yang tahu bahwa jawaban kita salah.

Ini adalah pertanyaan favorit yang sering ditanyakan. Sebelumnya saya yang ingin ganti bertanya terlebih dahulu: “Apakah sebagai presenter kita harus mengetahui semua jawaban dari pertanyaan yang ada?”┬áSaya yakin Anda akan setuju jika jawabannya adalah “Tidak” bukan?

Oleh karena itu adalah sesuatu yang wajar jika kita tidak mengetahui jawaban akan suatu pertanyaan.

Menurut saya janganlah kita jawab asal-asalan, kalau memang tidak tepat justru hal ini akan merusak kredibilitas kita sebagai presenter. Kepercayaan yang sudah kita bangun sebelumnya bisa runtuh karena satu hal ini saja.

Jika saya tidak tahu maka saya berkata apa adanya, seringkali saya selingi dengan humor. Begitu menerima pertanyaan, saya akan berkata:

“Terima kasih atas pertanyaannya Pak.. bagus sekali. Mau jawaban yang singkat dan jujur ?”
“Saya tidak tahu jawabannya :)” (dan audiens akan tertawa)

Untuk contoh lebih jelas bagaimana menghadapi situasi serupa, bisa dilihat di artikel QnA saya sebelumnya ketika saya menjawab pertanyaan “Bagaimana jika audiens saya ibu yang membawa balita”.

Setelah Anda berkata bahwa Anda belum tahu jawabannya, ada beberapa hal yang bisa Anda lakukan:

  • meminta alamat email penanya dan berjanji menghubunginya jika Anda sudah menemukan jawabannya
  • menawarkan kepada audiens lain, siapa tahu ada dari mereka yang mengetahui jawabannya
  • menunjukkan resources (buku atau website) di mana penanya bisa mencari sendiri jawabannya di sana

3. Jika Pertanyaannya Melenceng

Berikut adalah pertanyaan dari Loym Ristumerry:

Bagaimana cara menghadapi audiens yang jahil yang kadang pertanyaannya sering melenceng dari topik

Jika pertanyaan sudah di luar topik yang dibahas, maka terserah Anda apakah ingin dijawab atau tidak. Jika Anda mengetahui jawabannya dan bisa menambahkan value untuk audiens maka silahkan saja dijawab. Hanya saja jawablah dengan singkat supaya tidak memakan banyak waktu karena memang topiknya tidak sesuai dengan pembahasan awal.

Atau jika Anda merasa bahwa pertanyaannya memang di luar expertise Anda atau tidak ingin Anda bahas, maka silahkan saja untuk tidak menjawab. Anda bisa mengatakan bahwa pertanyaan yang ditanyakan memang tidak sesuai dengan topik yang sekarang dibahas dan karena waktu terbatas maka harus dilewati terlebih dahulu.

4. Jika Pertanyaannya Menyerang

Ini dia situasi yang menurut saya paling sulit, mungkin si penanya Hikmat Iryandi pernah mengalaminya:

Bagaimana bila ada audiens yang bertanya dengan sikap memojokkan dan dengan nada seperti orang yang sedang mendikte atau mengetest seseorang? Ini kan membuat emosi dan buyar konsentrasi, apa yang sebaiknya dilakukan?

Ketika audiens bertanya, Anda harus bisa mengidentifikasi terlebih dahulu apakah dia memang ingin bertanya atau sekedar mencari perhatian / menunjukkan dirinya lebih jago. Jikalau memang si penanya masuk kategori kedua, maka yang dia lebih membutuhkan apresiasi dibandingkan jawaban dari pertanyaan.

Jika Anda menghadapi penanya jenis ini, berilah dia apresiasi dan terima kasih, jawab pertanyaannya dengan singkat (bahkan terkadang Anda tidak perlu menjawab karena seringkali yang dia lakukan adalah berkomentar panjang lebar bukannya bertanya), setelah itu Anda bisa langsung beralih ke penanya berikutnya.

Jikalau  si penanya masih tetap ngeyel / tidak terima, maka sekali lagi ucapkan terima kasih dan katakan bahwa menghormati pendapatnya, akan tetapi sekarang Anda harus lanjut ke penanya berikutnya / ke materi Anda.

5. Lampu Mati dan Saya tidak Hafal Presentasi Saya

Ini adalah satu mimpi buruk yang dialami oleh Pak Sudirman:

Bagaimana mengatasi bila saya presentasi dalam bentuk power point tiba-tiba listrik mati sementara saya tidak hafal presentasi saya?

Haha.. ini benar-benar sebuah mimpi buruk. Belum lagi jika ditambah ruangan gelap gulita dan AC mati. Menurut saya yang pertama dilakukan adalah menentukan apakah acara presentasi masih bisa diteruskan atau tidak. Di sini tiap situasi berbeda karena tentunya ada bebeapa pertimbangan, silahkan bernegosiasi dengan audiens terlebih dahulu untuk menentukan langkah yang paling tepat.

Jikalau memang presentasi bisa ditunda sampai dengan listrik menyala maka selamatlah Anda ­čÖé

Jika memang tidak bisa ditunda, maka mau tidak mau kita musti lanjut berpresentasi. Persiapkan diri Anda terlebih dahulu sebelum melanjutkan, entah itu dengan menyalakan laptop Anda sebagai contekan (kalau pakai baterai masih bisa menyala kan?) atau bisa juga dengan menuliskan poin-poin presentasi Anda di flip chart atau papan tulis.

6. Jika Alat Presentasi Error Mendadak

Berikut adalah pertanyaan dari Moch Zamroni:

Bagaimana cara menangani saat peralatan presentasi kita mengalami error mendadak (tdk sinkron dengan alat presentasi milik orang lain) apakah saya langsung melanjutkan presentasi tanpa slide dan topik apa yg bisa saya sampaikan?

Di awal presentasi pastikan terlebih dahulu semua peralatan presentasi dengan datang lebih awal dan melakukan pengecekan. Dengan demikian, jika terjadi masalah Anda bisa mengetahuinya sebelum presentasi bukannya di tengah-tengah presentasi.

Jikalau memang┬áerror terjadi di tengah-tengah presentasi, maka jawaban saya adalah “Ya, kita harus siap berpresentasi tanpa menggunakan slide”. Oleh karena itu dalam presentasi memang benar-benar diperlukan persiapan dan latihan sehingga jika hal ini sampai terjadi kita masih bisa melakukannya.

Jadi itu tadi pertanyaan-pertanyaan yang bisa saya bahas dalam artikel kali ini. Jika Anda memiliki pertanyaan seputar komunikasi dan presentasi maka Anda bisa juga mengajukan pertanyaan melalui kolom komentar di bawah ini.

Follow

About the Author

Halo, Saya David Pranata seorang trainer dan writer. Harapan saya adalah blog ini mampu menbantu Anda mengkomunikasikan keinginan, kebutuhan dan perasaan dengan jelas dan percaya diri - "Speak & Express What Matter Most"