Tiga Dokumen dalam Presentasi Power Point – dan Bagaimana Cara Menggunakannya

By David Pranata | Tips Presentasi

May 26

Dalam sebuah presentasi Power Point ada tiga jenis dokumen yang wajib anda ketahui. Hanya saja, kebanyakan orang masih belum mengetahuinya dan menggunakannya dengan keliru.

dokumen-presentasi

Ide menulis artikel ini datang dari pertanyaan yang sering sekali muncul dari audiens ketika saya memberikan training di topik presentasi. Inilah pertanyaan yang sering mereka tanyakan:

“Pak, bagaimana jika saya harus mempresentasikan data-data yang kompleks, misalnya tabel-tabel data penjualan atau laporan keuangan? Haruskah saya menempatkannya di dalam slide presentasi saya?”

Yang sering sekali terjadi adalah presenter menempatkan (baca: menjejalkan) semua tabel, chart atau laporan tersebut ke dalam slide presentasi mereka. Hasil akhirnya adalah slide presentasi yang ruwet dengan tulisan yang kecil-kecil (bahkan sering yang duduk paling depan pun kesulitan membaca).

Ini adalah contoh-contoh slide presentasi (kasus nyata loo..) yang akhirnya mereka buat:

slide-data-1

slide-data-2

Jikalau anda duduk sebagai pendengar, apakah slide di atas terlihat menarik? Dan pertanyaan yang lebih penting lagi, apakah anda akan mampu menangkap pesan si presenter dengan jelas? Saya cukup yakin anda akan menjawab “Tidak” pada dua pertanyaan di atas.

Akan tetapi ketika mereka saya minta untuk membuat slide presentasi mereka lebih simple dan to the point biasanya sering mereka juga mengajukan keberatan sebagai berikut:

  • “Tapi Pak, di dalam meeting sering akhirnya si boss menanyakan detil isi laporannya”
  • “Tapi Pak, nanti presentasi saya kan bisa dianggap tidak kredibel. Data-datanya kan tidak ada”
  • “Tapi Pak, proses mendapatkan hasil akhirnya kan juga harus ditampilkan”

Nah, biasanya untuk menjawab hal ini dan mengatasi keberatan-keberatan di atas, saya harus menjelaskan terlebih dahulu mengenai tiga dokumen presentasi dan kegunaannya. Setelah mengetahuinya, saya yakin anda mulai memahami cara mengatasi hal di atas.

Berikut adalah tiga dokumen presentasi Power Point (beserta kegunaanya):

1. Slide Presentasi

Slide presentasi adalah dokumen presentasi dengan karakter sebagai berikut:

Berikut adalah contoh-contoh slide presentasi:

slide-presentasi

2. Handout

Handout adalah dokumen presentasi dengan karakter sebagai berikut:

  • Tujuan utama adalah menampilkan detil / data yang yang ada maupun yang belum tersampaikan di presentasi
  • Dibuat untuk membantu audiens mereview dan sebagai catatan ketika presentasi usai
  • Handout bentuknya bisa bermacam-macam tergantung jenis presentasinya

Tergantung dari tujuan anda, handout yang anda berikan ke audiens bisa bermacam-macam variasinya. Berikut adalah beberapa diantaranya:

  • Handout berupa printout slide mereka. Presenter memberikan handout dari slide presentasi mereka yang diprint dan seringkali diberi ruang di kanan sehingga audiens bisa menuliskan catatan mereka.

handout-1

  • Handout berupa detil perhitungan atau proses. Cocok untuk presentasi bisnis atau report, di mana seringkali audiens harus mereview ulang atau mengetahui detil hal yang disampaikan oleh presenter

handout-2

  • Handout berupa summary poin-poin. Presenter memberikan outline presentasi mereka dengan tempat-tempat kosong supaya audiens bisa mencatat apa yang mereka dapat di presentasi. Cocok untuk pelaksanaan training.

handout-3

3. Notes

Notes adalah dokumen presentasi dengan karakter sebagai berikut:

  • Tujuan utama adalah untuk membantu presenter mengingat poin atau detil dari presentasi
  • Dibuat khusus oleh presenter untuk dirinya sendiri (audiens sama sekali tidak melihat atau mengetahuinya)
  • Notes bentuknya juga bisa bermacam-macam

Dalam membuat notes (atau istilah tidak kerennya adalah contekan), presenter bisa menggunakan berbagai macam cara.

Yang paling tradisional adalah dengan menuliskannya di tangan (yang tentu saja tidak saya rekomendasikan). Selain terkesan kotor, iya kalau presentasi anda hanya lima menit. Kalau presentasi anda selama 3 jam? bisa-bisa sekujur tubuh anda penuh dengan tulisan.

Anda juga bisa membuat notes dengan cue card atau kertas yang anda bawa atau letakkan di meja. Ini metode paling simpel, sering kali juga masih saya gunakan terutama ketika saya mengajar sebagai dosen.

Membuat notes yang paling mutakhir adalah dengan menggunakan presenter view. Ini adalah metode di mana anda bisa meletakkan contekan anda di laptop. Sementara audiens melihat slide anda di layar proyektor, laptop anda bisa menampilkan contekan anda.

Kira-kira seperti ini gambaran ketika anda menggunakan presenter view dalam berpresentasi.

presenter-view

Nah, jadi itulah tadi tiga dokumen dalam presentasi yang perlu anda ketahui. Dengan mengetahuinya, maka saya bisa menjawab keberatan yang disampaikan di atas (mengenai slide yang membuat presentasi anda dianggap tidak detil atau tidak kredibel). Jawabannya adalah:

“Tetaplah berpresentasi dengan menggunakan slide yang simpel dan visual, sedangkan detil data dan penjelasan lebih lanjut bisa anda letakkan di handout”

Konten-konten seperti inilah yang akan anda temui di dalam online course terbaru saya “Slide Design Made Easy: Cara Mudah Mendesain Slide yang Bisa Anda Banggakan”. Beberapa contoh materi yang bisa anda pelajari sehubungan dengan konten di atas adalah:

  • Bagaimana membedakan antara informasi vs data, plus bagaimana cara mempresentasikannya?
  • Bagaimana cara mensetting laptop untuk menampilkan presenter view
  • Bagaimana cara mendesain slide presentasi yang simpel dan visual

Dan tentunya masih banyak hal lain lagi yang berhubungan dengan proses mendesain slide presentasi. Berita gembiranya, sebagian besar konten yang ada akan saya sampaikan dalam bentuk video tutorial, biar anda mempelajarinya lebih mantap dan jelas. “Wah.. seperti apa ya Pak produknya?”

Silahkan saja anda cek detilnya dengan mengklik link yang ada di box di bawah artikel ini.

Miliki Kemampuan Presentasi yang Bisa Anda Banggakan!

Subscribe dan Dapatkan Awesome Presenter Pack yang berisi video tutorial & ebook tentang cara menyusun dan membawakan presentasi yang memukau!

Follow

About the Author

Halo, Saya David Pranata seorang trainer dan writer. Harapan saya adalah blog ini mampu menbantu Anda mengkomunikasikan keinginan, kebutuhan dan perasaan dengan jelas dan percaya diri - "Speak & Express What Matter Most"

FREE EBOOK

10 Kesalahan Fatal Desain Slide Presentasi

Masukkan nama dan alamat email Anda untuk download ebook-nya

envelope
envelope